Senin fikrin mükemmel belge depolama sisteminin oluşturan malzemelerin listesi var mı?
Ve belirli türlerdeki sistem adım ve nasıl - ideal bir dünyada - organize, depolamak ve işinizi sürücü belgeleri erişmek sormak daha ileri gitmeden önce yani?
İnsanlar sürekli bir belge odaklı süreç kağıttan öncelikli bir belge depolama çözümü için ararken ortadan kaldırmak isteyen koymak için konuşuyoruz. İşleme otomatikleştirme Tabii bu - ama otomatikleştirme sadece kağıt fiziksel kaldırma hakkında değil.
Otomatikleştirme de işleme - ve birçok diğer bir mükemmel depolama çözümü istek listesi kutuları işaretleyerek böylece düzene anlamına gelir.
İlk olarak, işletmelerin say, depolama işlemi basit, hızlı ve kolay olmalıdır - onlar 'dosyalama' tepsiler, personel 'yarın' için bu asırlık nefret edilen iş planlama çizelgeleme sonuçlarını taşan bunlardan kurtulmak istiyorum.
Bu da, bulma ve herhangi bir belirli belge alma yordamı tercihen sadece basit, ama aynı zamanda hızlı - anlık zorunludur.
Tüm belgeleri eşit kolaylıkla - bir sisteme erişmek mümkün olmalıdır ve bu o arşivlenmiş dahil (ve emekliye kapalı sandalye ve Bodrum depoya emekli veya site dıında özel olarak yaptırılan Arşiv tesis için seyahat etmek zorunda antika fan ısıtıcılar tırmanmak zorunda kalmadan) anlamına gelir.
Kuruluşlar için onların en değerli varlık - onların personel (ve değil hantal dosyalama dolapları) - değerli metre kare tahsis edememek çok odaklı ve ayrıca depolama maliyetini azaltmak son derece endişe duyuyorlar.
Herhangi bir depolama çözümü tabii ki yasal olarak uyumlu - olmalı ve herkes ne onlar hiç bir belge yeniden kaybetme güçlük istiyorum üzerinde yorum.
Ne insanlar istemiyorum bir belge fiziksel olarak onların tepsi görünürde işleme gelecekteki bir tarihte olması gerektiğini bir hatırlatma olarak tutmak sahip olmaktır. Kendi ideal o belge için güvenli bir şekilde uzakta depolanan ve eylem gerekli olduğunda haberdar etmektir. Benzer şekilde, onlar boyunca işleme için ağır bir dosya zincirdeki sonraki kişiye lug ve el-yönergeleri yazmak zorunda olmak istemiyorum.
Ve tabii güvenlik önemlidir - sadece belgeler yangın ve sel gibi fiziksel tehlikelere karşı güvende sağlama, ama aynı zamanda belirli yapma erişim yalnızca yetkili kullanıcıların sınırlı değil.
Otomatikleştirme belgeleri merkezi olarak tutan, ama onları yanına varılabilir--dan her yerde iş - kişi - bir sonraki masasında yan tarafta oturan veya bir ofisten uzakta bir kıta işletim ve kullanılabilir 24/7 yapmak anlamına gelir.
Belgeler ayrıca üzerinden herhangi bir yerde iş yakalanabilir. Bu elektronik formatta zaten otomatik olarak yakalanır ve ileri işleme için gerekli veri ayıklamak için OCR (optik karakter tanıma) teknolojisi kullanılan ve kağıt belgeleri taranabilir.
Birden çok izin düzeyi tanımlanabilir ve eylem gerekli olduğunda bildirmek için uyarıları bir sistem kurmak. Bir belge de farklı şekillerde - müşteri numarası/fatura numarası/bölümü üzerinden örneğin alınabilir.
Bir sistem sadece daha verimli değil, ancak, evlat edinme maliyeti - depolama, ileti örneği ve işleme de azaltır. Ayrıca, bazı el ile işleme otomatikleştirmek için iş akışı kullanarak personel üzerinde daha fazla stratejik iş odaklanmak için boşaltır.
Ve basit, hızlı ve kolay? Müşterilerimizin misiniz?
Oh - ama bir belge yönetimi çözümü çay yapmaz.