Kağıt belgeleri Dağları ile uğraşmak zorunda bir örgütün karşılaştığı en büyük sorunlardan biri olabilir. Kağıt belgeleri işlemek için yanlış kayıp veya ve daha fazla satır aşağı Muhafazası ile ilgili sorunlar ortaya pahalı.
Yasa ile tanımlanan bir depolama yaşam belge türleri vardır - bu ekonomi içinde bulunan pek çok örnek vardır. Faturalar ve KDV belgeleri altı yıl ve PAYE ayrıntıları, ücret ve gelir vergisi kayıtları için üç depolanması gerekir ilgili. İnsan kaynakları (insan kaynakları) kaza raporları üç yıl boyunca saklanır ve tıbbi sorunlar için başvuran kayıtlar Belirtilen depolama çeşitli uzunlukta olması emin olmalısınız.
Belirli sektörlerde kendi tanımlı saklama dönemi belgeler var. GPs Bunlar Avrupa Birliği'nde kalmak sürece 10 yıl öncesine kadar bir hastanın ölümünden sonra (veya hasta İngiltere'de terk etti sonra) kayıtları tutmak için gerekli.
Ancak buna ek olarak, her örgütün kendi belge iş depolama ihtiyaçları olacaktır.
Sorun - kağıt belgeleri saklamak pahalı hem de yönetimi
Ne kadar değerli kat-uzay organizasyon dosyalama dolapları - ve çoğu zaman bile tekrar depolama hayatlarının sonunda yok edilmek üzere çıkarılan kadar baktı belgeler içeren kabinleri için ayırmak zorunda mı? Erişim zaman gerektiren bu belgeleri ne olacak? Ne kadar Hesapları ödenecek (AP) takım bu yanıltıcı fatura için arama karton Arşiv kutularındaki köklenme harcamak? Boşver gecikmeli ve isteyen ve site dıında arşivlenmiş öğelerin teslimat kovalamaya gider.
Sonra sitemizde mahremiyet ve güvenlik, veri koruma sorunları ve tüm ortaya çıkan sorunları ile Oda erişim, şifreli kilitler - ilişkili ve tuşları mislaid.
Ayrıca yangın ve sel hayati bu belgelerden koruma sağlanması hakkında ne? Bu kağıt rekor bozmak için fazla su almaz.
Burada bir belge yönetimi çözümü geliyor - elektronik, güvenli ve güvenli, belgeleri depolamak ve anında sağlayan 24/7 size yetki kullanıcılara erişim olan.
Nasıl bir belge yönetimi çözümü yardımcı olabilir
Kuruluşlar için tavsiyeler, HM gelir ve gümrük (HMRC) diyor "onlar ziyaret ettiğinizde KDV kayıtları, PAYE ayrıntıları, ücret ve gelir vergisi kayıtları elektronik olarak saklanan kolayca erişilebilir ve bir KDV memuru" olmalıdır ki.
Arşivleme çözümü bir belgeyle belgeleri personel - olanaklı kılmak ve belirtilen belgeler olarak ve gerektiğinde kolayca yerini öğrenmek için ziyaret eden yetkililer - yetkili sisteme taranabilir.
Ancak, arşivleme de olsa (o belge için hayatın sonu gelir) sadece bir başlangıç olduğunu. Bu yararlıdır, ancak belge yakalama işlemi başlangıcına taşıma ve iş akışı işleniyor ekleyerek zamandan ve maliyetten tasarruf daha fazla avantajlar getiriyor.
Örneğin, bir fatura yönetim çözümü ile faturaların elektronik olarak saklanan (kağıt faturalar onlar AP bölümü girerken inceden inceye gözden geçirmek), hemen, vb, sorguları çözümlemek için iş işlemi sırasında anlık erişim sağlayan ve IMS veya iş sistemlerinin entegrasyonu ile alınabilir.
Fiziksel alanı, belgeleri depolamak için gereken miktarını onların kaza rapor işleme otomatikleştirmek için bir Midlands polis kuvvetlerinin karar nedenleri biriydi - kaza kayıtları (bazı en fazla 30 farklı belgeleri içeren) yasa ile 10 yıldır korunabilmesi için gerekli.
Çözüm polis gücü raporlama onların otomatik kaza uygulamaya gerçekten dosyalama dolapları satırlarından kaybetmek mümkün olmuştur. Ama, buna ek olarak, belge sürecinin başında yakalayan bir çözüm yatırım yaparak, iş akışı yazılım en iyi yöntem olarak uymasını, bazı manuel çalışma ortadan kaldırmak ve izlemek ve kritik APG - tüm çok daha iyi hizmet kaynaklanan karşılamak için takım izin dahil olabilir.