Arşivcilik herhangi bir şirket yönetiminde önemli bir rol oynar. Çalışanlar hakkında bilgi geniş bir yelpazesi çeşitli nedenlerle korunmalıdır. Bu insan kaynakları, ne zaman ihtiyaç duyulduğunda iş kararları savunmak ve çok sayıda federal ve eyalet yasalarına uymak için etkili ve verimli yönetimini kolaylaştıran yeteneğini içerir.
Tüm kayıtları zorunlu en az birkaç yıl için ayrı ayrı sağlanmalıdır. Çeşitli belge belge, ancak her durumda, işveren kayıtları yalnızca erişilebilir güvenli ve güvenli bir yerde istif emin olun zaman personel yetkili. Atılmak üzere izin bir kez onlar uygun bir şekilde yok edilir parçalama, tamamen olup olmadığını tarafından özen gösterilmelidir dijital depodan silme veya başka.
Koruma gerektiren çeşitli kayıt kategorileri ayrıntılı bir analizini aşağıdadır:
İşe kayıtları
İşe Alım kaydı dış reklam eklemek ve açık pozisyonlar, iç ilanları iş kişi istihdam ajansları, gönderilen özgeçmişler, uygulamalar, görüşme değerlendirme, sahip test ve referans kontrolleri. Kayıtları bir işe karar bir birey kendi özlük dosyası içinde eğe. İşveren bireysel işe değil, onlar bir başvuru dosyasındaki kayıtları depolamanız gerekir.
Kayıtları işe ait belgeler en az 2 yıl iş ilişkisinin imzalamıştır sonra başlık VII, FEHA, ADA ve ADEA tarafından tahrik tutulmalıdır.
Çalışan personel dosyaları
Çalışan personel dosyaları çalışanın unvanını, sınıflandırma ve açıklama içermelidir. Dosya da içermesi gereken iş teklif mektubu, performans gözlem ve değerlendirme, promosyonlar, indirgeme, devam kayıtları, mazeret uyarılar, disiplin bildirimleri, transferler, lay-offs ve hatırlıyor, eğitim, (sertifikaları da dahil olmak üzere), test ister makul konaklama ve bildirimleri şirket politikası ve el kitabı alındığı için.
Personel dosyaları son derece güvenli bir konumda iş ilişkisinin sona ermesi 3 yıl süre için muhafaza edilmelidir.
Personel ücret kayıtları
Personel ücret kayıtları ücret oranı hesaplama tabloları, parça fiyatları, tek çalışanın saat ve gün, zaman çizelgeleri, vardiya zamanlamaları ve ücret cinsiyetler fark açıklayıcı kayıtları içerir.
İşverenler çalışanın ücret kayıtları en az 4 yıl, California iş kanunu uyarınca korumak EPA (eşit Pay Act) ve FLSA (Fair Labor ve Standartları Yasası).
Bordro kayıt
Bordro kayıt içerir isim, doğum, adres, SSK, iş tanımı, şartlar ve koşullar istihdam, ödeme, Birliği ve personel sözleşmeleri, çocuk işçiliği sertifikaları ve bildirimler, başlangıç ve her çalışma haftası, toplam günlük ve ödeme süresi saat sonu Tarih toplam ücret her bordro, net ücret ve kesintiler, yemek dönemleri ve split-shift programları ödenen.
Bordro kayıtlarının en az 4 yıl boyunca iş ilişkisinin sona ermesi tabi tutulmalıdır.
Çalışan poligraf testi
Çalışan poligraf Koruma Yasası (EPPA) genellikle yalan makinesi testleri rutin kullanımını kısıtlar rağmen onlar sırada gibi çalışan hırsızlık soruşturma kullanılırlar.
Hukuku test, olayın soruşturma altında nedenini belirten çalışanlara teslim bildirimi, işveren tarafından ulaşan kaybı, kişi veya kişilerin muayene olmak için adlandırma bir yalan sınav için teslim bildirimi, çalışanın erişim kişi veya soruşturma ve gerçek test için ilgili tüm belgeleri altında doğanın bir kopyasını kaydetmek işveren gerektirir.
Bir deyim bir sınav istendi iddia personel dosyaları yerleştirilmiş, ancak kalan belgeleri bir gizli ve ayrı dosyalama sistemi 3 yıl en az depolanması ile ilgili.
Biz her zaman tavsiye ile bu hassas ve karmaşık iş hukuku, bir profesyonel insan kaynakları firması veya uzman politikaları gözden geçirmek ve onaylamak için danışmanlık danışmak en iyisidir, arşivcilik uygulamaları uyumu vardır.
Bizim bir sonraki makalede, biz araştırmalarımız koruma gerektiren, istisnalar standart arşivcilik uygulamaları incelemek ve ihmalkar arşivcilik sonuçları keşfetmek çeşitli kayıtların devam edecektir.