Korunması ve cezalar için ihmalkar arşivcilik gerektiren çeşitli kategoriler ile ilgili ek öğeleri inceleyerek uygun arşivcilik uygulamaları bizim ayrıntılı inceleme devam ediyoruz.
Ben-9 form
Göçmenlik reformu ve kontrol Yasası (IRCA) yasaklar yasadışı yabancılar işe. İşveren bir ben-9 formu, göçmenlik ve vatandaşlık hizmetin istihdam uygunluğunu doğrulama formu doldurmak gerekmektedir. Onlar tüm çalışanları, iş için yetkilendirme ve kimlik ile ilgili bilgiler içermelidir. Bu gereksinimlerini karşılayan hukuki ve hatta cezalara neden. Kanunen zorunlu değil ne kadar kimliği ve iş yetki belgeleri ben-9 formları ek olarak doğrulayan kopyalarını kaydetme öneririz.
Kayıtları istihdam sonra veya bir yıl sonra sona ermesi, 3 yıldır kaydedilmesi hangisi daha sonra oluşur. Kayıtları birlikte bir ortak dosya veya toplu olarak kaydedilmiş elektronik olarak tüm çalışanlar için depolanması gereken tek tek personel dosyalarında yer değil.
Çalışan verileri faydaları
Çalışanın emeklilik gelir Güvenlik Yasası (ERISA) emeklilik ve diğer çalışanların sosyal haklarıyla yönetmektedir. İşverenler Cobra bildirimleri, destekleyici verileri Özet planı açıklamaları (SPDs), yararları ERISA altında için uygunluk ve tüm fayda planları faaliyet raporları ile ilgili kayıtları kayıtları kayıt korumak gerekir.
Uygunluk belirlenmesi yardımları için kayıt için ilgili sürece korunur, ancak istihdam fesih sonra altı yıl boyunca kayıtları genellikle kaydedilmesi gerekir.
FMLA/CFRA
FMLA (aile ve Sağlık Yasası bırak) ilâ 12 haftalık ücretsiz izin belirli sağlık ve aile ölçütlere bağlı olarak bir 12 aylık süre içinde hakkına sahip çalışanlara izin verir. İstekleri ile ilgili genel kayıtları personel dosyalarında muhafaza edilmelidir. Sağlık Şartları ile ilgili özellikleri ve tanı içeren istekleri detaylarını çalışan tıbbi ya da sağlık dosyalarında yer almalıdır.
İlgili belgeleri FMLA, ADA ve CFRA (California aile hakları yasası) 4 yıllık bir süre için muhafaza edilmelidir.
Personel sağlık kayıtları
Personel sağlık kayıtları dahil uyuşturucu ve alkol kayıtları, sahip physicals, iş yaralanma veya ölüm test tüm belgeler (OSHA formları 300, 300A ve 301) ve özel tıbbi kayıtları.
Tıbbi sınav sonuçları gizli ve diğer kayıtlardan ayrı olarak depolanması gerekir. Herhangi bir muayene kayıtları OSHA tarafından gerekli veya maruz kalma zehirli ve zararlı maddelerden kaynaklanan istihdam feshinden sonra 30 yıldır muhafaza. Aksi takdirde, personel sağlık kayıtları 5 yıldır kaydedilmelidir.
İşçi tazminatı
Her iş-yaralanma istem işçinin adı, talep yöneticilerine ait numarayı, yaralanma, eğer bir reddi talebi bir tazminat veya salt tıbbi iddia, bir sertifika ve uygunsa self-insure ve bir not olup bir gösterge tarihi içeren bir dosyaya kaydedilmiş olması gerekir.
İlgili işçi tazminat yaralanma tarihinden itibaren 5 yıl veya son kez tazminat üzerinden 1 yıl tutulmalıdır belgelerine çalışana teslim edildi.
Kim kayıtları muhafaza etmelidir?
Tüm İşverenler çalışanın ömrü için ilgili kayıtları tutmak ve devlet ve federal yönetmeliklere uygunluk belgeleri kaydetmek için yükümlü. Bununla birlikte, bazı istisnalar dışında çalışan şirket sayısı dayalı var. İşverenler kendi insan kaynakları departmanı Ayrıntılar için kontrol etmelisiniz.
Para cezaları ve ceza
Gerekli arşivcilik uygulamaları ihlal cezaları için 70.000 $, aynı zamanda belirli ihlali göre değişir cezaevi koşulları tabi. Cümle "her olay, genellikle her bir çalışan için meydana gelen tüm olayları içerir" çoğu.
Özet
Devlet ve sürücü arşivcilik gereksinimleri ile uymak için gerekli federal iş kanunları kavrama. Yetkin itibarına da iş kararları ve eylemleri savunmak ve verimli ve etkili insan kaynakları yönetimi kolaylaştırmak yardımcı olacaktır. İnsan kaynakları danışmanları rehberlik için boşuna kendinizi ve akıllı belgeler ve itibarına bir düzenli ve güvenli şirketinde gözlemlemek.