Belge yönetimi stratejileri uygulamak için yumuşak bir geçiş yapmanız gerekir. Ofis Otomasyon sistemleri ile uğraşmak profesyonel firmaların çok yardımcı olabilir. Bir kez sen onları gemide getirmek, onlar öncelikle ihtiyaçlarınızı inceleyeceğiz. Bunun dışında onlar çözümleri geliştirmek mümkün olacak. Son olarak, sorumluluk size onların önerileri uygulamak için olacaktır. Bu tarayıcılar ve sunucular gibi ekipman yatırım içerir. Onlar da senin değnek süreçleri tarama, depolama ve alma belgesi gibi duyarlı eğitim yapacağız. Ayrıca sürecini yönetmek için ilkeler oluşturmanız gerekir.
Tanımlamak ve kullanıcıları belirlemek: hangi birimleri kağıt belgeler en sık kullandığınız tanımlayın. Tüm kuruluş değerlendirmek ve bir veya daha fazla adet kağıt yoğun olan işlemlerdir tanımlar. Çoğu durumda, insan kaynakları, Borç hesapları, kredi kontrolü ve Resepsiyon alanları gibi yerlerde vardır. Birçok belge bu alanları içinden geçmektedir. Uygulama sürecinde burada başlatarak, ince alanlar gözlemleyebilirsiniz tüm kuruluşa genişleyen önce ayarlama. Ayrıca bu alanlarda iş akışı Otomasyonu da eşleştirebilirsiniz.
Taranmış Belgeler için erişim vermek için belirleyin. Bazı belgeler doğada duyarlıdır. Bu belge yönetimi özüdür. Onları herkesin okuması açık bırakmak göze alamaz. Bu tür belgeleri korumak nasıl bir plan için çağırır. Örneğin, ödeme yapan insanlar saat personel kayıtlarına erişim olmamalıdır. Bu nedenle, istişareler, kim gördükleri karar verin. Olup bu belge-ebilmek var olmak giriş günün veya gecenin herhangi bir zamanda gibi bir karar da yapmalıdır. Bu sadece çalışma saatleri için sınırlayabilirsiniz.
Mevcut kaynaklara karşı iş akışınız göster: şirketinizin iş akışı eşleyin. Bir karar olup olmadığına document scanning merkezileştirmek yapmak. Dallar şehrin veya diğer bölgelerdeki büyük bir organizasyon, nasıl onlar onları günlük işlevleri gerçekleştirmek yardımcı olacak belgeler erişecek belirler. İş akışı Otomasyonu başka bir önemli alandır. Kullanıcılar belgeleri yönlendirmek, kurallar oluşturun ve tavanlar gibi yer hakkında kararlar yerine fatura tutarları kullanarak.
Tarama çalışmaları belgelemek için yeterli personel olup olmadığını göz önünde bulundurun. Onlar normal günlük görevlerini var unutmayın. Ancak, tam gergin bir takım olduğu durumlarda, en iyi şey hizmet dış kaynak sağlamaktır. Alternatif olarak, bir hibrid sistemi için oluşturduğunuz belge yönetimi çözümleri sağlayıcısı olabilir.
Uygulama: Dış kaynaklı takım bu belgelerle arka ofiste, dosyalama dolapları ve belge kutularının içinde olanlar başlayabilirsiniz. Kendi bölümünde, ne şu anda iş akışı Otomasyonu kurallarına göre geliyor takım inceden inceye gözden geçirmek. Tüm yukarıdaki sorunları çözme sonra artık potansiyel sağlayıcı ile görüşmeler içine girebilirsiniz. Onları, iş süreci ayrıntılı bir akış şeması ile sağlar. Senin eksiklikleri, varsa ve bunları çözmek için önlemleri görüşmek. Elektronik formlar (E-formlar) bu projenin önemli bir parçasıdır. Her zaman için özelleştirilmiş bir çözüm değil şirket A veya B kullanarak bir gidin.