Hantera en kunddatabas för små företag oftast innebär ett excel-blad, eller flera blad. Men när ditt företag växer och din interaktion med kunden öka, ett excel-kalkylblad kan inte uppfyller dina krav.
Om du är en regelbunden besökare till utställningar och mässor, kommer du vill lagra alla din kommunikation med dina kunder på en plats och säkerställa att data är säker, lätt tillgänglig och lätt att använda.
Om du har olika samtal, e-post och möten med dina kunder, kommer du vill logga in dessa. Att ha denna information till hands hjälper dig att skapa en bättre relation med din kund, vilket i sin tur leder till mer försäljning och gladare kunder.
Som ditt team växer, kan ändring av och dela ett excel-kalkylblad få lite förvirrande. För att inte nämna att du vill säkerställa att dina data är säkra och backas upp.
Så där ser du?
Kund relationer programvara (CRM) har funnits under mycket lång tid och har vuxit i popularitet som det blivit mer tillgängliga. De första dagarna, såg fel i ett antal mycket omskrivna storskaliga projekt, som i sanning, satte många företag av att driva ett nytt system. Det finns fortfarande brister, men många skulle kunna undvikas genom att följa en tydlig strukturerad väg.
CRM har gått sedan dagar långa implementeringar och det finns system där ute som kan ställas in genom att helt enkelt ange din e-postadress, lösenord och klicka på en knapp.
Det finns ett antal online, molnbaserade CRM-lösningar som skulle passa den första gången-användaren några gratis och andra att debitera månatliga abonnemangsavgifter.
Gratis versioner kan vara allmän och kanske inte uppfyller dina krav exakt, men många erbjuder verktyg, om än begränsad, om du vill anpassa hur systemet är inställt.
En snabb webbsökning tar fram olika gratis CRM-lösningar. Om du är helt ny till CRM, är det ett bra sätt att testa vattnet. Emellertid överväga framtiden innan kasta i ditt parti med en lösning framför en annan och välja ett system som uppfyller dina krav idag men kan växa med ditt företag ner linjen.
Att sätta din tid och energi i ett system som inte kommer att leverera när ditt företag växer, kommer att vara dyra och kan ofta leda till misslyckade projekt i framtiden.
Så, överväga följande områden innan du tar steget:
1) anpassning - många CRM är har förmågan att skapa nya fält och tillåta ändringar i layouten. Kontrollera att eventuella begränsningar kommer att uppfylla vad du behöver.
2) rapportering - någon gång i framtiden kommer du att analysera dina data - så kolla in standardrapporterna. Betala någon för att anpassa dem kan bli dyrt.
3) integration - gör det möjliggöra integration med apps som du använder regelbundet, Facebook, Google maps och e-post.
4) regelbunden säkerhetskopiering - se till att dina data är säkra är nödvändigt, vill du inte sex månader av information försvinna framför dina ögon.
5) användare - kommer systemstöd en ökning av användare i framtiden - och vad är kostnaden för att lägga till fler människor.
6) tillgång till din data - om du behöver flytta från systemet, se till din "exit strategi" inte kostar jorden eller att data är formaterade så kan du flytta den till en annan lösning.
7) kosta - lösning gratis eller prenumeration. Måste du registrera dig för ett år eller betala allteftersom?
8) support - om du är ny till CRM, hur kan du få hjälp, de erbjuder gratis eller betalt för tjänster, online chatt eller ett forum.
När du har övervägt dessa nyckelområden, anges några tydliga mål, dina förväntningar och affärsmål. Framför allt måste vara realistiska tidsskalor och budget.
Genom att sätta dessa viktiga perimetrar, det hjälper dig att övervaka framgång för projektet och visar var förbättringar kan göras rör sig framåt.