Innan vi går in vad kostnadsuppföljning programvara kan göra för ditt företag, låt oss ta ett steg tillbaka och se vad det normala förfarandet för en resande verkställande skicka en utgiftsrapport och anspråk på ersättning och rollen som resten av aktörer i processen.
De resande medarbetare första rekvisitionerna för resan antingen via e-post eller med ett papper program. Arbetsledare/chef godkänner begäran och anställde går till den tredje part resedisk och valuta skrivbordet för resor bokning och dra några valuta respektive. När tillbaka från resan, anställde sedan typer upp en utgiftsrapport med hjälp av kalkylprogram, fäster de relevanta kvittona och skickar samma till manager. Manager kontrollerar rapporten och vidarebefordrar det till den revisor som sedan uppfyller återbetalning fordran.
Som vi kan se, det finns flera olika verktyg som används för att slutföra processen och i vissa fall även med hjälp av utomstående. Vilka är frågorna med denna metod?
För det första, reseräkning skapandet inte är en enkel uppgift. Som utgifter öka, så gör arbetet som den anställde, döda produktivitet som detta arbete, som är en sidoverksamhet i bästa, stör arbetsansvar.
Nästa, med hjälp av tredje part kan leda till en ökning av kostnaderna.
Då kommer mottagande förvaltning, där anställda måste noggrant samla och hålla varje kvitto om du vill skicka dem med utgiftsrapporten senare. Alla saknade kvitto kommer att leda till bristande betalning.
Och sedan, det är en av de största frågorna med denna process - brist på synlighet. På grund av de flera system på arbetsplatsen är synlighet över processen mycket svårt att uppnå. För att förbereda några rapporter, har data från flera källor samlas, som är en gigantisk uppgift i sig själv.
Slutligen, denna långdragna process utan en massa hjälp från teknik kommer att skapa enorma arbetsbörda för alla.
Så, vad är alternativet?
Alternativet är att använda online kostnadsuppföljning programvara som är en webbaserad programvara som hjälper till med hantering av alla aktiviteter från ett enda gränssnitt. Det automatiserar uppgifter och sparar tid för de berörda parterna. Det ger också anställda bekvämt och mindre tid med alternativ för att förbereda före resan rekvisitioner, utgiftsrapporter och kvitto hantering.
Eftersom det är ett centralt system, rapportering blir lättare också. Programvaran kommer med sin egen rapportering modul med tillåter användare att utarbeta rapporter på nolltid med ett par klick. Eftersom det är ett online-program, kan det nås var som helst, vilket är en välsignelse för resande anställda. De behöver inte vänta tills de kommer tillbaka att förbereda alla kostnader på en gång. De kan skapa kostnader som de gör dem och bifoga ett fotografi av kvitto som bevis.
Extra resemodul bokningen kan läggas till denna programvara för att eliminera behovet av att söka tredje parters hjälp. Användare kan boka sina biljetter själva med hjälp av en bekant bokningsmotor bara. Allt som allt, fungerar det som den enda kontaktpunkt för alla bekostnad förvaltningsverksamhet.