Majoriteten av företag, organisationer och individer som tar hand om viktig information måste ha ett bra dokumenthanteringssystem. Detta sätt kan de säkra, fil, dela eller hämta viktig information. Men vad betyder dokumenthantering?
Det är ett organiserat system som bearbetar, lagrar eller återvinner dokument och den information som finns inuti. Papperskopior eller pappersdokument, är processen också känd som fyllning.
Idén om dokumenthantering är en modern version av tekniker som omfattar elektronisk produktion, hämtning eller lagring av viktiga dokument och filer. Detta sätt en viss säkerhet ges till dessa filer. Men dokumenthantering inte bara innebära pappersdokument eller skannade filer. Den innehåller även e-post, video-eller ljudfiler, rapporter, fax, grafik, teckensnitt eller andra typer av bilder.
Den programvara som behandlingen dokumenthantering var ursprungligen avsedd att minska pappersanvändningen i kontor. När insåg att denna modell var svårt att perfekt, med nyare versioner elektroniska och papper filhantering. Eftersom varje organisation har sina egna behov, skapades system för att hantera vissa aspekter av hantering eller sortera ut information.
Låt oss ta som exempel banksektorn. Bankerna har inte längre att skicka avbrutna kontroller tillsammans med kontoutdrag, de kan göra digitala kopior av kontrollen och vid behov, de skriver ut dem. Naturligtvis bevarar banken också en kopia för posterna. Riktiga kontroller kan upprätthållas på en privat plats eller förstöras beroende på bankens behov och önskemål.
Ett annat exempel är reklambyråer. Istället för att använda premium utrymme för presentationer eller storyboards, omvandla de dem till digital information. Även de mest komplexa annonskampanj kan sätta in ett par filer och mappar, höll på datorn och inlogerat eller skrivas ut när det behövs.
Dokumenthantering kan verkligen göra livet av ett kontor mycket lättare. Arbetsgivare har möjlighet att arbeta enklare med hjälp av ett system som klassificerar och lagrar information samtidigt som det tillgängliga hela tiden. Med dokumenthantering, kan du spara tid, utrymme och pengar. Att inte nämna att det också minskar stress på arbetsplatsen och ökar effektiviteten.
Öppen källkod för egna behov
Öppen källkod avser datorprogram som inte innehåller en skyddad källkod. Detta ger användarna möjlighet att se hur ett program skapas och ändra koden för att passa deras personliga behov. Denna typ av programvara är ett bra alternativ till den egenutvecklade programvaran. I den senare situationen, källkoden ofta skyddas, att förhindra oönskade ändringar och reverse engineering.
Ett system för dokumenthantering i form av öppen källkod även content management system. Denna funktion är en stor resurs för lagring av data i alla företag som använder den. Ett företag använder ett CMS för att aktivera fjärråtkomst och leverera information från en plats till en annan. Men det kan också hjälpa konkurrenskraftiga förvaltning för dokument i en mängd olika sätt.