Ett projekts angelägenheter måste skickligt hanteras och spåras från tid till annan för att veta om de genomförs på rätt sätt av berörda personer. Genom att kontrollera deras status, eventuella avvikelser eller inkonsekvenser uppstår i dem, kan identifieras tydligt och snabbt på ett tidigt stadium och dessa kan snabbt och effektivt lösa redan innan de snöboll i stora problem. Om olösta, kan detta leda till ett projekts fördröjningar eller fel.
Så är spårning av projektaktiviteter och aktiviteter ett måste att se till att dessa få utförs enligt plan och schema och att ett projekt är på väg i rätt riktning. Manuellt spåra detta är inte möjligt på grund av deras stora antal, deras varierande komplexitet, så behövs en sofistikerad mekanism för deras snabba och exakta spårning.
En online projekt spårningsprogram kan exakt spårning av uppgifter och aktiviteter. Det hjälper i planerade, organiserade och schemalagda utförandet av aktiviteter och leder till snabb och framgångsrik prestation av ett projekt. Det hjälper att optimalt utnyttjande av de resurser som anslagits för ett projekt. Det hjälper också i projektets utförande inom den fastställda budgeten.
Det förbättrar kommunikation och samarbete bland gruppmedlemmar placeras i olika geografiska platser runt om i världen som kan snabbt och enkelt ansluta, kommunicera och samarbeta med varandra över olika projekt frågor. De kan snabbt höja några frågor eller funderingar inför dem på jobbet och dessa kan snabbt och effektivt lösa genom förslag och åsikter från alla deltagande medlemmar. Detta sparar tid och ökar deras produktivitet som de kan lösa frågor snabbt och kollektivt. Således kan de bättre fungerar som ett team.
Uppgifter och aktiviteter kan beskrivas i detalj och tydligt kan dokumenteras som hjälper gruppmedlemmarna förstå vad deras uppgifter är och när de behöver för att utföra dem. De få tid e-postmeddelanden när deras uppgifter närma sina tidsfrister. Detta hjälper dem att utföra dem tid utan att någonsin glömma dem. Således uppgifter bättre kan spåras och medlemmar blivit mer ansvarstagande för sina arbetsuppgifter.
Dess Gantt-schema-funktionen hjälper projektledare exakt bedöma de framsteg som uppnåtts under olika aktiviteter. Han kan enkelt upprätta beroenden mellan ömsesidigt beroende aktiviteter. Om en aktivitet blir försenad, kan alla aktiviteter som är beroende av den omplaneras bekvämt utan att behöva ändra projektplanen. Som alla gruppmedlemmar fyller i färdignivån sina uppgifter på en daglig basis, kan han lätt känna om uppgifterna som utförs i tid och på önskat sätt. De är klart och grafiskt planerade, kan han bättre Visa och förstå alla uppgifter och aktiviteter i en placera och bedöma deras status tydligt och korrekt inspektera varje uppgift separat. Detta sparar tid och ansträngning över planera och organisera aktiviteter. Fördröja uppgifter kan bättre tas om hand och dessa snabbt kan utföras på ett sätt som prioriterade.
Ett projekt spårningsprogram gör rätt bedömning och uppföljning av projektets aktiviteter och uppgifter och säkerställer deras tid, sekvenserade och planerade utförande. Så det finns större möjligheter att projekt blir framgångsrikt och lägligt fulländad med deras mål. Och detta kommer att öka de berörda organisationerna tillväxt och utveckling.