Ett centralt inslag i en effektiv hantering av data är en övergripande karta för business data-en datamodell. Ett tillverkningsföretag skulle aldrig tänka om att bygga en ny produkt utan att utveckla en detaljerad design och med gemensamma komponenter och delar från befintliga produkter där så är lämpligt. Samma sak gäller för data. Data entiteter, som kund, order, produkt, leverantör, marknaden och anställd, är analoga till komponenterna i en detaljerad design för en produkt. Precis som en detaljerad plan för en produkt som visar relationer mellan komponenter, visar datamodellen förhållandet mellan enheterna som data.
En datamodell visar regler som organisationen verkar, som om en kundorder måste associeras med en säljare, en anställd måste ha ett personnummer eller det maximala antalet direkta rapporter för en handledare.
Datamodellering innebär både en metod och en notation. Metoden innehåller steg som följs för att identifiera och beskriva organisationsinformation enheter och notationen är ett sätt att visa dessa fynd, oftast grafiskt. Chefer måste vara intimt involverade i dessa metoder för att försäkra att de uppgifter du behöver planeras ingå i organisationens databaser och att data fångas och lagras har krävs business innebörd. Flera möjliga metoder införs i följande punkter, men läsaren hänvisas till texter om databashantering för en detaljerad diskussion om datamodellering beteckningssystem.
Entitetsrelation modellen är den mest allmänt accepterade Notationen för att representera databehov i en organisation. Den består av enheter, eller de saker som uppgifterna samlas in; attribut, de faktiska delarna av uppgifter som skall insamlas; och relationer, de relevanta föreningar mellan organisatoriska enheter. Modellen kunde ha attributen för kundens efternamn, kundens förnamn, kunden street, kunden city, och så vidare för att representera data som skulle fångas om varje kund. Sin icke-tekniska natur är Reparationsdisketten ett mycket användbart verktyg för att underlätta kommunikation mellan end users som behöver data och databas formgivare och utvecklare som kommer att skapa och underhålla databasen. En Reparationsdiskett är dock inte tillräckligt för att dokumentera databehov.
En Reparationsdiskett är bara en del av metadata eller data om data, behövs för att entydigt beskriva data för företaget. Metadata dokument enligt och alla de affärsregler som styr uppgifter. Till exempel skulle vissa metadata om ett attribut för kundens namn definiera detta begrepp, ange dess egenskaper som maximal längd och vilken typ av data (alfanumeriska tecken) som ett värde för attributet kan ha, om varje kund måste ha ett namn som ska lagras i databasen, om namnet kan ändra i värde över tiden, om det kan finnas flera instanser av namnet, och som har rättigheter att gå in och ändra namnet. Dessa metadata regler kommer från naturen av organisationen, så företagsledare är vanligtvis källan till kunskap att utveckla dessa regler. Du kan köpa affärsregler och metadata repository programvarusystem för att hjälpa dig att hantera den normalt tusentals element av metadata i en organisation. Affärsregel programvara vanligtvis täcker fler regler än bara de som behandlar data (t.ex. regler som styr när vissa affärsprocesser får användas eller som styr hur processer
görs).