"Enda version av sanningen" är en fras som hörde mer och mer i det, och dess betydelse erkänns alltmer i andra avdelningar i verksamheten.
Det innebär att organisera och upprätthålla en källa för en viss del av information, så att medarbetare A är inte att hitta den från en plats och medarbetare B från en annan - eftersom chansen är de inte gifta sig med.
Det finns liten möjlighet att uppnå en "enda version av sanningen" med pappersdokument och data och information sprids över avdelningar och platser, men även med elektroniska dokument finns utmaningar.
Tänk på antalet system inom en organisation, spridningen av data silor och alla dessa handlingar - många som innehåller liknande data, men inte nödvändigtvis samma version av informationen.
Lägg till i många arbetstagare - ta kopior av dessa dokument, att skapa sina egna versioner, uppdatera och redigera data, manuellt skriva data till andra format (från ordet rapport till kalkylblad, till exempel)- och det är många olika dokument som säger i princip (men inte exakt) samma sak. Hur kan du veta vilken version har "sanning"?
Och det är utan att riskera att dataintegritet som härrör från mis knappa fel när införliva från dokument till dokument, system till system.
En dokument hantering eller innehåll plattform skapar detta en källa för information, lagra på en central plats ett och endast ett exemplar av varje dokument, och som ger omedelbar tillgång till en viss handling 24/7 från någonstans i verksamheten - oavsett avdelning, län eller land.
Universell åtkomst, regleras av konfigurerade tillstånd regler, är avgörande för att upprätthålla den "enda versionen av sanningen". Det är ingen mening med att ha en central förvaring för data om dem som behöver informationen kan komma åt det - skicka en kopia av ett kalkylblad och det är föråldrad, en kollega kanske uppdatera originalet även som "Skicka"-knappen är hit.
Styrkande handlingar samlas in på samma ställe, och genomföra arbetsflödet kommer att eliminera risken för mis keying och införlivande fel. Information anges endast en gång och levereras till de olika systemen. Granskningshistorik ger en fullt historia av vad som hänt i ett dokument, inspelning ändringar, och förädling genomgått, av vem och när.
Plus lösningar för att integrera med klienten linje system, affärssystem, HR eller CRM företagsprogram, Tillåt att dokument hämtas från antingen miljö, och som innebär att en gruppmedlem i Leverantörsreskontra, till exempel tittar på samma information som en kollega i distributionslagret.
Försvarsministeriet (MoD) tillkännagav nyligen lanseringen av en ny IT-strategi, fokuserar på att skapa en "enda information miljö" tillägnad digitala och behoven hos slutanvändaren.
Deras rapport fortsätter med för att säga: försvar är en massiv, olika och komplexa företag inom och över som vi måste utbyta information och kunskapsutbyte i dynamiskt ibland oförutsägbara sätt; Detta kräver att vi skapa och upprätthålla en enda Information miljö.
Alla organisationer behöver inte "utbyta information och kunskapsutbyte i en dynamisk och ibland oförutsägbara sätt"?
Följande kan, eller inte kan vara ett citat från Gautama Buddha (beroende på vem du läsa),
Det finns bara två misstag man kan göra på vägen till sanningen. inte gå hela vägen och börjar inte.
Men det verkar relevant, vem sa det.