Data i ett Excel-kalkylblad kan vara överväldigande när du söker efter specifik information dolda inom det. Hjälp dig själv och dem som delar dina data genom att skapa en översikt som innehåller all information som du vill hitta snabbt.
För många Excel-användare innebär en översikt återskapa hjulet. Etiketter skrivs in och sedan siffror kopieras från datablad på sammanfattningen. Detta innebär mer arbete än du kanske vill investera och även utgör ett problem om någon av dina data bör ändra. Om du kommer ihåg att uppdatera din översikt matchar inte längre dina siffror.
"Uppdatera inte ta mycket lång tid," kanske du tror. Men livet på jobbet är vanligtvis mycket upptagen och om du är som jag är det lätt att skjuta saker upp. Jag menar att komma tillbaka senare och fånga upp små saker som uppdaterar en översikt, men ofta jag fastna i andra uppgifter och helt enkelt glömma.
Vore det inte bättre om din översikt uppdateras automatiskt sig själv så att det alltid matchas data på den andra ark? Du satsa det skulle.
Spegling av data från en cell till en annan är en mycket enkel typ av beräkning som kallas länkning.
1. Öppna en tom Excel-arbetsbok
2. Skriv ditt namn i cell A1 i bladet 1 och acceptera det (retur, TABB, markera)
3. Markera cell D2
Du vad är a1 ska visas i denna cell också.
4. Tag i D2, typ = för att starta en formel och klicka sedan på A1 eller beroende på vilken cell med data som du vill ska visas i D2
5. Acceptera (retur, TABB, markera)
Voila! Ditt namn ska nu visas i D2. Prova att ändra namnet i A1. Så snart du accepterar data ändras också innehållet i D2.
Du kan använda denna teknik för att länka data som finns på ett annat blad i arbetsboken.
6. Gå till ark 2
7. Klicka på B2 =
8. Klicka på fliken blad 1 och klicka sedan på A1
Nästa steg är där människor tenderar att gå fel. Du kan ha en lust att gå tillbaka till ark 2 innan du accepterar din länk, men motstå.
9. Acceptera (retur, TABB, markera)
Du kommer automatiskt att tas tillbaka till blad 2 och förhoppningsvis finns det i B2. Gå tillbaka till den ursprungliga cellen (blad 1 A1) och ändra namnet igen. Så snart du acceptera det nya namnet bör du se det i de andra två cellerna också.
Du kan skapa länkar mellan celler i samma kalkylblad, mellan cellerna i olika kalkylblad i samma arbetsbok eller mellan cellerna i olika arbetsböcker. Skapa länkar mellan olika arbetsböcker är inte svårare att skapa, men det är viktigt att vara medveten om att länkar är ganska sköra och lätt bryts.
11. Öppna en ny Excel-arbetsbok - du bör ha två arbetsböcker öppna
12. I antingen arbetsbok, gå till menyfliken Visa fönstret gruppen och klickar på ordna alla
13. Klicka på sida vid sida och OK i rutan
Du kan använda något av de alternativ som du får, men jag gillar kaklade bästa. Nu kan du se båda arbetsböckerna, men bara en kan vara aktiva samtidigt. Den aktiva arbetsboken har rullningslister, en aktiv cell och dess titel kommer inte nedtonad.
Ett namn bör vara i A1 i bok 1, låt oss länken cell C3 i bok 2 så att den visar också namnet.
14. Klicka i C3 i den nya arbetsboken så det är den aktiva cellen - det borde ha en mörk kantlinje runt
15. Skriv '='
16. Klicka i bok 1 göra det aktiva
17. Klicka på A1
De vandrande myrorna ska visas.
18. Acceptera (retur, TABB, markera)
Namnet från bok 1 A1 bör också i bok 2 C3.
Föreställ dig hur bra det kommer att vara för data i länkade cellerna att ändra utan att du behöver uppdatera dem manuellt. Med lite eftertanke kommer du med alla möjliga användningsområden för denna färdighet. Lägga till länkar till dina kalkylblad är bara ett exempel på hur man kan arbeta smart istället arbeta hårt.