Alla som varit involverade i eDiscovery processen för ett fall förstår att det kan vara komplicerat, tidskrävande och kräver medverkan av flera personer från tvärfunktionella team. Bristande samarbete mellan lagen kan leda till allvarliga konsekvenser, som ytterligare tid och kostnad, dubbla ansträngningar, och eventuellt inte kommunicera kritiska synpunkter.
Bara några år sedan, de flesta dokument fanns i form av papper och upptäcktsprocessen skulle innebära att gå igenom det papperet, med tillägg begäran, att granska de tillgängliga elektroniska datan. Som världen har utvecklats, mer och mer dokument lagras elektroniskt och discovery nu börjar normalt genom att titta på den elektroniskt lagrad informationen.
Samarbete spelar en viktig roll i eDiscovery processen. När källan till informationen har identifierats, innebär nästa steg samla resultaten och göra dem presentabel, lätt att förstå och specifika aktiviteten. Detta kräver ständig uppsikt, bearbetning och analys och är också den dyraste etappen av eDiscovery arbetsflödet. Beroende på källan av information, kan kostnaden för granskningsprocessen vara upp till 80% av den totala kostnaden för eDiscovery.
Det finns nya tekniker som kan begränsa dessa kostnader och effektivisera översyn arrangera:
Omfattande fulltextsökning
I en full-text söka undersöker sökmotorn alla ord i alla lagrade dokument som den försöker matcha sökvillkor eller ord av en användare. Guidade navigeringsinstrument fulltextsökning tillåter användare att aktivt bläddra/filter Sök insamling av metadata och kategorier som har utvunnits från indexet. Sökord träffar kan sedan överföras till en dokument viewer kund, gör det möjligt för teamet att snabbt identifiera samband med matchen, ytterligare öka effektiviteten i filen integration och socialt utanförskap processen.
Dokument betraktande med Remote tillgänglighet
Ett enhetligt dokumentvisningsprogram kan förenkla granskningsprocessen eDiscovery, så att användarna kan visa dokument direkt i webbläsaren utan att behöva installera någon extra programvara eller ActiveX-kontroller på klientdatorn. En typisk rättsfall kan innebära flera olika typer av dokument som skall granskas under undersökningen, vilket skulle kräva användning av flera tittare för olika filformat. En kostnadseffektiv strategi för företag med Enterprise Content Management (ECM)-system är att välja en multi-tasking viewer som kan användas som en daglig dokumentet access verktyg för personalen. Samma betraktaren kan sedan användas som en infödd visning under eDiscovery ansträngningar. En tunn klient viewer eller noll fotavtryck HTML5 dokument betraktare kan avlägsna, mobil åtkomst av alla som deltar i projektet, som avlägsna rättsliga aids.
Anteckningar, prishöjningar och bortredigeringar
Anteckningar är avgörande för eDiscovery processen. En typisk viewer bör aktivera anteckningar som belyser, färgkodning och anteckningar kan skapas och visas med dokument lagras inte bara i TIFF, JPEG eller PDF-format, men i native format samt som MS Office eller e-post filer. En original version av dokumentet bevaras, medan kommenterade versioner kan uppdateras och delade under hela eDiscovery processen. En bortredigeringsverktyg modul kan omarbetningarna att "brännas i" till dokument, effektivt ta bort underliggande konfidentiell texten och producerar en annars indexerade och sökbara PDF-dokument. Ett visuellt gränssnitt tillåter en användare att välja text eller definiera en region i ett dokument ska vara permanent redacted från dokumentet. En stark anteckning system kan användas på ett automatiserat sätt till redigera regioner av innehåll baserat på plats, sökresultat eller andra regler.
Digital Rights Management
Hantering av digitala rättigheter (DRM) kan dokumentbehörigheter tilldelas på användarnivå. Integrera detta förfarande inom visning motorns förenklar processen med att tillåta och annullera utskrift, spara, annotering och bortredigeringsverktyg utifrån varje användares behov, utan att ändra den ursprungliga rättsliga versionen av dokumentet. Genom att lägga till en Digital Rights Management kontroll i dokumentet kan du göra dokumentet som skrivskyddat och kontrollera pan utskrift, navigering, kontroll och spara inom en arbetsgrupp, avdelningar eller med samarbetspartners och leverantörer utanför brandväggen.
Slutsats
Granskningsprocessen beror på arbetsflödet och protokoll som inrättats genom ombud. Dock kan dessa framväxande teknik stöd moderna elektroniska tvister processen, spara pengar och bidra till aktivera online analytics, bearbetning, och påskynda samarbete på data.