Skapa en innehållsförteckningen (TOC) i ett Word är dokument snabb och lätt om du använder rubrikformat. Något som har en rubrikformatmall bifogas har möjlighet att ingå i Innehållsförteckningen.
Obs: Du kanske undrar om frasen "har en möjlighet att visas". Visste du att du har förmågan att göra partiet exklusiva och endast inbjuder de rubriknivåer som du vill? Dokumentet kan innebära sex nivåer av rubriker, men du kan välja att inkludera endast de tre.
Med rubrikformatmallar för att skapa en innehållsförteckning fungerar riktigt bra om dokumentet använder en layout där rubrikerna är i sin egen punkt följt av textstycken. Det finns gånger dock när du vill att den första meningen i ett stycke för att rubriken ämne (visas i Innehållsförteckningen) och sedan har resten av texten gör återstoden av samma stycke. Detta är ganska vanligt i juridiska dokument.
Problemet du stöter på är att både rubrikformat och formatmallen Normal är punkt format. Stycket kan vara rubrik 1 eller Normal, men inte halv och halv - eller kan det?
Om du befinner dig viljande en innehållsförteckning och en ovanlig dokumentlayout, finns det ingen anledning till oro att du kommer att behöva skapa en innehållsförteckning manuellt. Ordet har ett verktyg som kallas formatavgränsaren som kan vara precis vad du söker.
1. Aktivera din Visa/Dölj märken. Om du har deltagit i en av mina Word kurser, eller läsa någon av mina artiklar om Word-kunskaper, har du förmodligen hört mig uttrycka mina åsikter om vikten av att använda icke utskrivbara märken. Aktivera dem med genväg Ctrl + Skift + 8 eller genom att klicka på kommandot Visa/dölj i gruppen Stycke på menyfliken Home.
2. Rubrikformaten är punkt format. I ett nötskal, punkt format är format som påverkar hela stycket inte bara delar av den. Ett exempel på en punkt format är justera. Hela stycket kommer att ha samma justering. Du kan inte ha halva den punkt centrerad och hälften högerjusterad.
Obs: Ett stycke i Word visas av Pilcrow eller stycketecken som du ser med ditt Visa/Dölj markerar varje gång du trycker på RETUR. Du kanske tror en rubrik är inte en punkt, men ordet anser varje stycketecknet vara i slutet av ett stycke.
EXEMPEL: Låt oss säga att de två punkter som jag har skrivit för denna artikel punkterna i mitt dokument. Jag vill skapa en innehållsförteckning, men jag vill bara första meningen från varje punkt ska visas. Om jag klickar på en punkt och koppla formatmallen Rubrik 1, hela stycket tar på utseendet på rubrik 1 och allt det kommer att visas om jag skapar en innehållsförteckning. Om jag markera bara den första meningen i punkt och bifoga rubrik 1, kommer det ut som jag har visat bara de första meningarna till en rubrikformatmall, men om jag slår på min navigeringsfönstret kommer det att säga att dokumentet inte innehåller rubriker.
Låt oss titta på hur vi kan göra första meningen rubrik 1 och resten av stycket Normal.
3. Separata avsnitt i det stycke som behöver olika punkt format. Placera markören i slutet av texten du vill göra en rubrik. Tryck på Enter för att dela upp punkten i två stycken.
4. Koppla formatmallen Rubrik 1. Medan markören i stycket som du vill att rubriken, bifoga den lämpliga rubrikformatmallen genom att klicka på det i rutan formatmallar eller på listan snabbformat på menyfliken Home eller genom att använda Ctrl + Alt + 1 tangenttryckningar.
5. Gå med i avsnitt i punkt tillsammans igen. Placera markören till vänster om stycketecknet i rubriken stycket och tryck på Ctrl + Alt + Retur. Om du tittar på stycketecknet nu det bör nu ha en prickad ruta runt det och följande punkt borde ha flyttat så två stycken sammanfogas igen. Stycketecknet med prickar runt det betecknar en formatavgränsare. Genom att separera stilarna för punkten kan du ha två olika punkt format i ett stycke.
6. Ändra formatmallen Rubrik att passa med resten av stycket. Kontrollera att markören är i rubrik 1 texten i dokumentet och sedan högerklicka på formatmallen Rubrik 1 i den snabbformat eller i rutan formatmallar. Välj Ändra på högerklicksmenyn. Gör de nödvändiga ändringarna till rubrikformatmallen och OK rutan för att stänga den.
Njuta av kraften i formatavgränsaren. Det kommer att skilja dig från dem som kämpar för att skapa en innehållsförteckning när dokumentlayout är utöver vanligt. Med denna färdighet i din verktygslåda kan du nu bestämma exakt vad du vill ha med i innehållsförteckningen och skapa det snabbt och enkelt.