Ansluter via online videokonferenser har gjort det möjligt att nätverk med människor över hela världen när som helst. Men bara för att det är möjligt betyder inte alltid att det är effektivt. Online video konferens kan vara lika ineffektiva och improduktiva som regelbundna konferenser. Det är viktigt att se till att du ta lämpliga försiktighetsåtgärder och åtgärder för att göra varje video konferens så effektivt som möjligt. Här är några av de största saker du behöver göra.
Testa alla mikrofoner och kameror i förväg
Tekniska svårigheter kan bromsa något möte. Ta dig tid att testa alla mikrofoner och kameror innan mötet. Ungefär två timmar före mötet, skicka ett meddelande till alla som planer på att närvara. Be dem att se till att alla deras hårdvara är aktuell och fungerande. Så du inte riskerar värdefull tid glider bort som några medlemmar kämpar för att få deras mikrofoner i skick och sätta deras headset.
Har alla anländer fem minuter för tidigt
Om det är en moln-baserade konferens eller en i-person konferens, liv händer, och det kan göra människor sent. Som en allmän regel, be att alla som kommer för konferensen vara minst fem minuter tidigt. Detta sätt om något händer eller medlemmen stoppas, tillåter att fem minuters fönster dem chansen att få i. Annars, du vet att någon kommer att vara en rättvis lite sent, och att i nya människor till videokonferenssamtal kan vara störande.
Om du tycker att det är svårt att övertyga människor att komma fram fem minuter för tidigt, bygga en extra fem minuter in i en tid. Människor fortfarande visar sent, men du kan fördröja start mötet för en fullständig fem minuter eller så. Det är bäst att inte berätta för deltagarna att du inte kommer att starta mötet i fem minuter, eftersom då de ska räkna med att ha den extra tiden.
Ge mötesanteckningar i förväg
Det bästa sättet att göra ett videokonferenssamtal effektivare är att se till att alla har mötesanteckningar i förväg. Mötesanteckningarna bör detalj vad du planerar att täcka i mötet tillsammans med potentiella frågor att diskutera och förfrågningar om information. Ju förr kan du få dessa sedlar ut, desto bättre. Detta sätt möte medlemmarna kan förbereda i förväg för mötet, och de kanske kan ge ännu mer värdefullt innehåll. Det kan också hjälpa konferens medlemmar hålla med vad du diskuterar och stanna på rätt spår om de har att lämna någon anledning.
Om du kör mötet som en del av en verksamhet eller som en representant för företagets ägare, se till att köra alla mötesanteckningar av ägaren eller din förman innan de skickas ut. Undvik även konfidentiell eller känslig information. Kom också ihåg att, i de flesta stater, mötesanteckningar kan räknas som tjänsteresa dokument för juridiska ändamål. Detta innebär att du ska spara dem som bevis på att ditt företag har uppfyller de nödvändiga tillstånd business formaliteterna.