Vad är Microsoft Excel (MS Excel)?
När jag berätta för människor om de olika program som jag använder för analys av data, får ibland fortfarande jag den tomma blick när jag talar om MS Excel. Många tenderar att glömma att alla inte vet vad MS Excel är och vad det används för. Microsoft Excel eller Excel för kort, är ett elektroniskt kalkylbladsprogram som vanligtvis används för att lagra information. När du har informationen, kan du använda MS Excel att organisera och manipulera data. Det är viktigt att organisera data på ett meningsfullt sätt så att när du försöker manipulera data för att hitta svar eller mönster det kommer att förenkla uppgiften.
När du öppnar MS Excel 2013, liknar det vad är MS Excel 2007 och 2010. Om du har en äldre version, då Excel ser annorlunda, men konceptet med ett kalkylblad är ungefär samma.
Så vad jag tittar på när jag öppnar Excel?
När du öppnar Excel 2007 eller nyare version, kommer du se ett band av kommandon för att hjälpa dig att snabbt slutföra alla uppgifter du behöver göra. Under menyfliken visas ett rektangulärt bord, även kallad ett rutnät som innehåller rader och kolumner. Raderna är identifierade i siffror på vänster kolumn på vänster sida av skärmen. Det finns upp till 1 048 576 rader i ett Excel-kalkylblad. Kolumnerna identifieras överst i tabellen med bokstäver start från A till z och sedan fortsätta med två eller flera bokstäver som kan göra upp till 16 384 kolumner. Även om du har alla dessa rader och kolumner till ditt förfogande, kom ihåg att kvaliteten på kalkylbladet lider desto mer information du infoga eftersom du är begränsad av kraften i din dator.
Den första cellen där du kan ange data identifieras som A1, vilket betyder att dess adress är kolumnen en rad 1. Detta är också kallas en cellreferens.
Lägg märke till hur den första kolumnen A och den första raden 1 är också i mörkt grön. Det är hur du vet cellreferensen eller celladressen för varje cell.
Vilken information kan du sätta i en cell?
Det finns olika datatyper kan du lagra i en cell, som siffror, text, länkar och formler. Excel har en fullständig lista över olika formler du kan använda för att manipulera data. I MS Excel 2007 och nyare versioner kan du hitta formlerna i menyfliksområdet under fliken Formler ändra data där ligger kraften i Excel.
Vilken användning har MS Excel?
Med Excel kan du göra så många saker! Några av de saker du kan göra är följande:
Grundläggande matematiska beräkningar som summa, produkt, min, max, genomsnitt.
Hantera finansiella data för att beräkna vinst eller förlust
Räkna ut amorteringsplaner för olika priser på lån och inteckningar
Bygga en personlig/familj budget
Diagramdata i diagram
Pivot tabeller och diagram för att sortera och filtrera data
Skriva små apps kallade makron för att automatisera dagliga uppgifter
Hur kan jag använda MS Excel-data för min presentation behov?
Jag använda brukar Excel att manipulera data och hitta mönster. När jag är nöjd med den information jag har samlat in och manipuleras, kan jag vanligtvis bara kopiera informationen och klistra in den någonstans vill jag ha till exempel:
Andra MS Excel-arbetsböcker
MS Word-fil
Webbsidor - jag först spara den som en bild
Presentationer - PowerPoint accepterar enkelt tabeller och diagram från Excel. Bara kopiera från Excel och klistra in direkt till presentationerna. Jag väljer oftast att klistra in som en bild, men det kan också vara bra att lämna det tabell/diagrammet som ett fungerande tabell/diagram för lätt manipulation i PowerPoint.
Print - utskrift är ett enkelt sätt att distribuera information från Excel.
Som ni kan se, är MS Excel ett kraftfullt verktyg för att lagra och hantera data. Det krävs övning att få bekväm med den. Så börjar idag och inte vara rädd att göra misstag! Det är lätt att ta bort och börja om igen. Viktigt är att börja!