Kommer du ihåg förra gången din skattesats ändras? Om du bor i British Columbia som jag gör, har du en hel del de senaste erfarenhet av detta och om du gör någon typ av bokföring tanken kan göra dig ryser. Om du att hålla reda på skatten och försäljning med hjälp av Microsoft Excel och sprida bladen är korrekt inställd, en förändring i skattesatsen i verkligen bör inte vara alltför traumatiska. Men om du inte använder cell refererar till en förändring i ett värde som du använder i formler kan innebära du har mycket arbete framför dig.
Om du är osäker vilken cell refererar till är, prova följande övning.
1. Skriv ditt favoritnummer på en bit papper
2. Skriv ett annat nummer under ditt favoritnummer
3. Lägg dessa två numren tillsa
Vad händer om du ändrar ett av dina siffror?
4. Cross ut det första numret som du skrev och sätta ett annat nummer bredvid den
Vad är problemet? Din totala är fel så måste du räkna om den.
5. Cross ut det andra numret du skrev och sätta ett annat nummer bredvid den
Vad är problemet? Totalen behöver räknas om.
Detta händer i Excel när beräkningar skapas med hjälp av särskilda nummer i stället för med cell refererar till. Använda cell refererar till betyder att när du skapar beräkningar, att hänvisa till specifika celler i stället för värden.
Låt oss säga vi in 5 i A1, 10 i A2 och vill sedan totalen ska visas i A3. Om du går till A3 och skriv din beräkning som = 5 + 10, får du 15 som värde i A3. Detta är bra tills du ändrar ett av värdena i A1 eller A2. Totalen kommer fortfarande att 15 oavsett siffrorna i cellerna, eftersom beräkningen säger att lägga till 5 och 10. Detta innebär att varje gång du ändrar ett nummer, måste du gå in i beräkningen och ändra på det också. För mig och alla intresserade av effektivitet är detta alldeles för mycket arbete. Vad vi behöver är att referera till celler i stället för att använda särskilda nummer.
Att summera våra två siffror vi vill tala om för Excel att tillägga vad är a1 till vad som är i A2. Om siffrorna i vår refererade celler ändrar, så kommer vår totalt. Lägga till värden med hjälp av cell refererar till använda formeln = A1 + A2.
Använda Excel för att skapa exemplet vi gjorde på papper. Sätta dina två första siffror i två celler i kalkylbladet. Gå till den cell där du vill att svaret ska visas och skriver '='. Det bästa sättet att se till att du referera korrekta cellerna är att använda musen. Klicka i cellen med ditt första nummer, typ "+" och klicka på cellen med ditt andra nummer. Tryck på Enter och totalen ska visas. Vad händer när du ändrar värdet i den första cellen som du refererar till? Se till att du accepterar det nya värdet genom att trycka på RETUR, TABB eller klickar på den "a" till vänster om formelfältet. Din totala bör magiskt uppdatera sig själv.
Cell refererar till är kraften i beräkningar i Excel. Om möjligt, försök att undvika att skriva särskilda nummer i någon av dina formler. Om du multipliceras med ett procenttal, hitta en cell att sätta vilket belopp i och sedan referera till cellen i dina formler. Detta ger dig en visuell av den procentsats som du använder och också låter dig snabbt ändra vilket belopp. Med hjälp av cell refererar till kan du ändra värden och har uppdatera alla dina beräkningar automatiskt själva. Inte arbeta hårt, arbeta smart!