"Ett antal av dagens företag är nu papperslös som standard på konto starten, och vissa kan även kräva betalning för tryckta versioner av räkningar och uttalanden"
Detta var en kommentar i en artikel publiceras av dokumentet Media förra veckan avslöjar att flytten till papperslösa transaktioner definitivt växer. Efter ett fem månaders forskningsprojekt dokument Media förutspår att 2017 8,6 miljarder räkningar och rapporter skickas till konsumenter i USA kommer att vara papperslös - det är över dubbla 4,2 miljarder figurera av 2012, och representerar 35 procent av räkningar och uttalanden som skickas.
PayStream Advisors fler konsumenter väljer till papperslös eBilling nyligen pekade nästan 66 procent av konsumenterna betala räkningar på nätet 2011 - upp 2 procent på numren i 2010.
Enligt National Automated Clearing House Association i USA är man tre skäl att välja att gå papperslös när ta emot och betala räkningar:
För enklare åtkomst (de säger online är relativt enkelt jämfört med att krafsa genom lådor)
Att minska röran
Och att vara bra och "gröna".
Och förbättra effektiviteten, minska berget papper och att hjälpa adress miljöfrågor är bland de prioriteringar som företagen ger för att automatisera dokument-driven processer.
Det återstår dock ett faktum att mycket av kommunikationen i näringslivet är fortfarande fått i pappersformat - vi nyligen kommenterade att denna siffra är 73 procent av handlingar som har mottagits, med 62 procent kommer igenom inlägget och 11 procent anländer som fax.
En av de viktigaste skälen för klängande denna användning av papper är tradition - papper har funnits länge. Ordet "papper" själv kommer från de gamla grekerna som använt papyros tillverkad av papyrus växten för att skriva, och papper som vi vet att det uppfanns av kinesiska i 100-talet fKr. Ursprungligen handgjorda, papper produktionen gradvis spridas till resten av världen och dess användning verkligen tog fart när vatten pappersbruk aktiverat mekaniserade produktionen i 1400-talet.
Så är det inte förvånande att papper fortsätter att användas i kvantitet. Men denna klängande till vana har sitt baksida för företag, inte minst eftersom traditionella postrummet bearbetning är långsamma, ineffektiva och dyra.
Flytta till en digital postrummet kommer inte bara förbättra hastighet och effektivitet, men också spara på kostnaden.
En digital postrummet i huvudsak fångar i elektronisk form alla dokument in i en organisation, med pappersformat skannats, och dirigerar automatiskt dem till rätt person, institution eller backend ERP, CRM, ECM eller arbetsflöde lösning.
Intelligent klassificering teknik möjliggör inkommande dokument till kvalificeras - exempelvis som korrespondens, fakturor, kontrakt och försäljningsorder. Efter klassificering identifierar kraftfull programvara viktiga data, dramatiskt minska behovet att knappa in information. Dokumentet är sedan vidarebefordras för vidare bearbetning - till relevanta institutionen/individen, till andra information och eskalerade vid behov - allt i enlighet med en organisations affärsregler.
Kostnader reduceras kraftigt genom att ta bort behovet av att fysiskt hanterar dokument en gång skannas och hela vidare processen har blivit mycket mer effektivt med dokument som är tillgängliga online.
AIIM (föreningen för informations- och bildhantering) säga att deras undersökningar ständigt belysa viktiga fördelar med en digital postrummet till inkluderar förbättrad kundservice, som inkommande dokument är omedelbart tillgängliga, och resulterar i en mycket snabbare start affärsprocessen och en snabbare, effektivare fråga svarstid.
AIIM fann också att ROI (return on investment) för att automatisera postrummet var normalt 12 månader för 46 procent av organisationer och 18 månader för 64 procent.