Ordet är ett fantastiskt program. För det mesta är det lätt att arbeta med och du kan snabbt göra ändringar i ett dokument. Enkelt redigering i Word är både en välsignelse och en förbannelse. Det är enkelt att ändra ett dokument, men om du skickar den till någon de kan göra förändringar lika lätt. Du kan också stöta på problem om du skickar dokumentet till någon som inte använder MS Word. WordPerfect fortfarande används och älskad av många. Ett Word-dokument kan inte ser likadana ut om den öppnas i ett annat ordbehandlingsprogram. Om antingen av dessa situationer är ett problem för dig, kan det vara dags att bekanta sig med Adobe Acrobat PDF-dokument.
PDF står för Portable dokumentfil. Om du vill göra något avancerat med en PDF-fil behöver du programmet Adobe Acrobat. Acrobat är inte ett ordbehandlingsprogram; Det är mer som en översättare. I princip innebär att det ingen spelar roll vilket program som filen var författad i eller vilket program används för att visa det, ett PDF-dokument kommer att se ut precis som tänkt att.
Den andra fördelen med att skicka dina dokument till andra som PDF-filer är de enkelt inte kan ändras. Detta ger dig en viss nivå av säkerhet om du inte vill att mottagaren ska kunna göra ändringar. Adobe tillhandahåller en gratis Viewer som någon kan ladda ner, så öppnas en PDF-fil är inte en fråga.
Det finns flera sätt att PDF ett Word-dokument:
Kanske är den mest rak vidarebefordra metoden att använda i dialogrutan Spara som (Arkiv - Spara som). Längst ned i rutan ser du spara typ As. oftast säger detta Word-dokument, men om du vill ha en PDF-fil måste du ändra det. Klicka på den nedrullningsbara pilen och välj PDF i listan. Välj filnamn och plats och tryck sedan på knappen Spara.
Om du arbetar i en av de nya versionerna av Word visas ett alternativ för att spara som Adobe PDF när du klickar på fliken Arkiv. Detta tar dig till en dialogruta som liknar rutan Spara som, men du behöver inte ändra spara som typ.
Om du är en av versionerna med band det finns också alternativ för att skapa PDF-filer om du går till filen och sedan spara och skicka.
Om du kör en fullständig version av Adobe Acrobat bör du ha en Acrobat-fliken till höger om din normala ordet flikar. Detta ger dig en knapp för att skapa en PDF-fil samt andra mer avancerade alternativ.
När du sparar ditt arbete som en PDF-fil, öppnas automatiskt det nya dokumentet så att du kan visa hur det ser ut nu när det har förändrat arkivera sträckningarna. Om du inte gillar att ha PDF-filen öppnas automatiskt kan du stoppa det från att hända. Spara som eller spara som Adobe PDF dialogrutorna varje har en kryssruta som du kan avmarkera. Leta efter Öppna fil efter publicering eller Visa resultat och ta bort markeringen.
Spara en PDF-fil ändrar inte på något sätt ditt Word-dokument. Ordet uppmanas du att spara din Word-version innan det skapar PDF-filen. Om av någon anledning behöver du göra ändringar i din PDF-fil, gå tillbaka till Word-versionen, göra ändringarna och sedan upprepa processen för att konvertera den till en PDF. Om du inte vill båda versionerna av PDF-dokumentet sedan välja samma filnamn och plats och spara över gamla PDF-filen.
Om du har följt en hel del de-cluttering program och du känner att du bara ska hålla en version av dokumentet, se till att det är Word-filen. Acrobat är inte ett ordbehandlingsprogram. Om du behöver justera ditt arbete ska du återgå till Word eller beroende på vilket program dokumentet var författad i att göra ändringar.