Snabb fråga för dig... Använder du Microsoft Outlook till dess fulla potential i ditt företag? Svaret är nog inte! Väl här är ett par enkla saker du kan implementera direkt för att få mer organiserat med ett program som redan är direkt på skrivbordet. Det är om du inte är en komplett rebell och gick med en Mac.
Topp 3 funktioner i Microsoft Outlook som jag använder!
1. Mappar
Jag älskar mappar i Outlook för att organisera av ämnen. Jag har en för min tränare, en för klienter, personliga saker, resor, etc. Här är varför jag gillar detta, i gamla dagar du behövde en mapp för allt och som fick ganska tungrott. Nivån på organisationen inuti en Windows mappen bara platta ut stenar! Till exempel i min klient mapp jag kan klicka på den mappen och ordna vyn jag tittar på av klientens namn (från), efter ämne, datum fått, etc. Mitt knep är att jag komprimera alla sub kategorier så jag kan bläddra igenom dem snabbt att hitta den person jag söker. Det är som att ha mappar i mappar utan alla röran.
2. Uppgifter
Detta är i särklass den dolda pärlan i Outlook. Om du inte använder något annat, Använd detta! Jag har även det setup i min uppfattning när jag öppnar outlook så jag kan se vad uppgifter behöver få gjort idag och vad jag har kommer upp i morgon. Jag använder detta för allt som inte är en avtalad tid. Som omfattar projekt, uppföljningar, blogginlägg, etc. Du kan konfigurera den att påminna eller bara visas i vyn. En sak som jag älskar också om denna funktion är möjligheten att lägga till en kategori i varje uppgift. Kategorier är de 4 lite färgad kvadrat i din åtgärdsfönstret som de flesta människor har ingen aning om. Klicka på 4 lite färgad kvadrat att anpassa dina kategorier. Ett av de sätt som den här funktionen är att markera min blogg uppgifter. En snabbtitt på så sätt kan jag se hur mycket skrivande som jag har planerat. Du ser, skriver jag inte varje gång jag får en idé. Jag skapa en uppgift. ge det en rubrik om idén, skriva ner mina tankar och schema det!
En mer cool sak om uppgifter är att du kan klicka på huvudvyn i detta avsnitt och filtrera den genom ämnen... Så är min mest använda ämnena, slutförd, försenade uppgifter, och aktiva uppgifter. Det är ett bra sätt att påminna dig själv om allt du har åstadkommit.
3. Snabbdelar
Snabb delar är super cool av flera skäl och tillfällen. För mig jag använda den här funktionen att hålla ett enkelt register över min burk e-svar eller maila kampanj innehåll. Här är lättare att förstå när du ser den.
Så klicka på "Ny e-post". Den nya e-post, klicka på fliken "Infoga" överst i e-postmeddelandet. Till höger om fönstret ser du en "Snabbdelar" droppa ned menyn. Klicka på den. Som visar dig vad du har i avsnittet Snabbdelar redan.
Till använda den här funktionen...
Typ upp ett e-postmeddelande som du vill spara. Markera texten som du vill spara och klicka på Snabbdelar rullgardinsmenyn. Klicka på "Spara markering i snabbdelsgalleriet". Det var allt. Du är klar.
Nästa gång du vill använda den snabba del, bara öppna en e-post och klicka på "Infoga" och hitta den snabba delen som du vill använda.
Jag hoppas dessa snabba tips hjälpa dig att få mer organiserad i din verksamhet...
En sista anmärkning... Om du inte vet hur man ställer in din Outlook, hitta en 12-åring och be om hjälp. En 6-pack av red bull, mountain dew, eller kopia av halo är allt det kommer kosta dig...