Ordbehandling är viktigt för många företag men det är särskilt viktigt för advokatbyråer. Alla företag kan öka sin nedersta raden om de kan öka produktiviteten i deras ordbehandling. Är din advokatbyrå med Microsoft Office? Är partner och anställda bekväm och säker i sitt ord färdigheter? Mer ofta än inte jag få jakande svar på dessa frågor och ändå när jag gräva mer djupt jag hitta personer i fråga inte är faktiskt utnyttjar alla tidsbesparande funktioner som ordet har att erbjuda.
Här är ett urval av de färdigheter som du och ditt företag bör att utnyttja om du vill använda ordet effektivt. Hur många av dem redan använder du? Kanske är det dags att tänka om att ordna några Microsoft Word utbildning för din advokatbyrå.
Använder du kommandot Visa/Dölj?
Kommandot för att Visa/Dölj är på menyfliken Home och tillåter användaren att se vilka tangenttryckningar (retur, Tab, blanksteg, etc.) har använts i dokumentet. Denna information är ovärderlig särskilt när du redigerar ett dokument som har skapats av någon annan. Författaren gick till en ny sida genom att trycka på Enter-tangenten flera gånger, eller de lägga till en sida eller avsnittsbrytning? Om de trycker på Enter kan du hitta ett block av blanksteg i dokumentet när du lägger till mer text ovan tangenttryckningar. Om de används en paus och du lägger till text, kan du hitta du har plötsligt en helt tom sida infogas i dokumentet. Kunskap är makt och förstå kommandot Visa/Dölj kommer att göra dig starkare.
Använder du verktygsfältet Snabbåtkomst?
Verktygsfältet Snabbåtkomst är ordet motsvarighet till att ha pennor och pennor nära till hands. Alla kommandon som finns i Word kan läggas till Quick Access Toolbar (QAT). Vart är QAT du frågar? Som standard sätta det i övre vänstra hörnet av skärmen, precis till höger om blå ordet W. Den levereras med kommandon för spara, ångra och gör om. Klicka på den svarta pilen till höger om det sista kommandot och du kan flytta verktygsfältet så visas precis under menyfliksområdet, eller lägga till eller ta bort kommandon. Att sätta de kommandon du använder oftast här, kan spara mycket tid ändra från band till band eller på jakt efter ett kommando eftersom du inte kommer ihåg var den är.
Vet du vart Urklipp är och hur man använder det effektivt?
När du kopierar eller skära innehåll, där går det? Många av oss föreställer det flyter runt i cyberrymden tills vi är redo att använda den. I själva verket går det till i Urklipp. Starta Urklipp innan du börjar klippa och klistra och du kommer att se upp till 24 objekt läggs till. Från Urklipp kan du klicka för att placera innehåll i andra dokument, kalkylblad, PowerPoint-bilder, e-post, eller varhelst du behöver att gå. Hela Microsoft Office suite delar samma Urklipp så det är lätt att flytta innehåll från ett program till en annan.
När du kopierar och klistrar in från ett annat dokument eller program, formateringen ser rätt?
Du har flera valmöjligheter när du klistrar in innehåll i dokument. För att komma åt dessa val, rätt klick på den plats som du vill klistra in. Rätt klick menyn har Inklistringsalternativ som gör det lätt att välja typ av formatering som du vill att automatiskt läggas till det nya innehållet. Om du är ett fan av Ctrl + V genväg, kan du gå till Word-alternativ för att ange den typ av formatering som kommer att hända när du klistrar in.
Finns stilar mer än bara ett sätt uttalande?
När du formaterar ett dokument är du fortfarande använder den traditionella direkta formatering tekniker? Detta är vad vi kallar formatering som sker via det rätta klick menyn eller hem band teckensnitt och punkt kommandon. Kunniga datoranvändare använder formatmallar för att formatera dokumenten. Stilar gör det lättare för dig att hålla din dokumentformat konsekvent och tillåter dig att ändra din formatering snabbt och enkelt.
När saker går fel i ett dokument, vet du varför?
Vad gör du när du arbetar i Word och något oväntat händer? Om svaret är "lugnt och snabbt fixa det" då är du på en bra plats. Om å andra sidan känner du ditt blodtryck stiger, kan du utnyttja förstå varför ordet gör vad den gör. Lita på mig; Det är inte bara försöker förstöra din dag. Du behöver bara få inuti huvudet om du vill minska din ordet stressnivåer.
Du tar fördel av återanvändningsbart innehåll?
Ofta använder vi samma signaturer, rubriker, stycken av text eller tabeller av information i olika dokument. Är du återskapa dessa objekt varje gång du behöver dem? Ordet gallerier innehåller färdiga återanvändningsbart innehåll, eller du kan skapa dina egna objekt och lägga till dem i gallerierna för enkel åtkomst.
Om dessa är nya koncept för att du eller din personal kunde sedan utbildning i användningen av Microsoft Word drastiskt öka användarnas tillfredsställelse och produktivitet på kontoret.