Jag är säker på att alla har upplevt frustrationen av jakt för något i ett mörkt skåp eller garage. Efter känsla runt blint, skrämma bosatt spindlarna, du får smarta och nå för en ficklampa för att lysa upp zonen Sök.
När du arbetar med Microsoft Word, kan du känna samma typ av "famlande i mörker" frustration, särskilt om du arbetar med ett dokument som har skapats av någon annan. Ordet verkar ha ett sinne för sig och varje ändring som du gör verkar skapa en ny fråga i dokumentet. Låt mig dela med dig hemligheten med att vrida på ficklampan och upplysande vad som pågår.
Ficklampan jag hänvisar till är kommandot Visa/Dölj hittade på menyfliken HOME. Om du öppnar ett Word-dokument och klicka på det här kommandot visas en mängd nya märken till din text. Först dessa symboler kan verka skrämmande, men framhärda med sin närvaro och du kommer att ta första steget till att göra din relation med ordet mycket bättre. Många av er kanske tänker, "jag inte kan arbeta med dem på. De är alltför upptagen och förvirrande!" Jag var en gång ordförande i klubben, men bara eftersom jag inte hade införts för att fördelarna med dessa märken påslagen.
Kommandot Visa/Dölj kan du se den tangenttryckningar och innehåll som har lagts till när dokumentet var skrivit eller redigeras. Varje gång du trycker på blanksteg, RETUR eller TABB läggs ett märke. Det finns särskilda märken för en hel rad av dokumentets innehåll som tabeller och grafik. Fick författaren en punkt att gå till nästa sida genom att trycka retur flera gånger, eller de lägga till en sida eller AVSNITTSBRYTNING? Svaret kan göra stor skillnad när du redigerar dokumentet. Utan markerar blir synlig, kommer du inte att kunna se där raster har lagts till. Detta kan vara särskilt frustrerande när det är en AVSNITTSBRYTNING. Om du råkar ta bort det, formateringen av det föregående avsnittet tas bort och du kan hitta ditt dokument har fått ett helt nytt utseende.
Ännu inte övertygad? Har du någonsin skrivit ut ett dokument och hittade det finns en tom sida skrivs ut i slutet? Detta kan vara oerhört irriterande om du skriver ut flera kopior och måste gå igenom hela bunten att ta bort de felande sidorna. Varför är ordet att vara så svårt du skrika? Word är inte faktiskt vara svårt; Det gör vad det har blivit tillsagd att göra. Visa/Dölj märken är också känd som ej utskrivbar varumärken. Precis som namnet antyder, kommer de inte ut även om du har dem på. Om du skulle titta på den sista sidan av dokumentet med varumärkena är påslagna, skulle du se minst en mark sitter på sidan. Även om det finns ingen text, förutsätter Word att du tryckt på RETUR eller utrymme för en anledning och därför ser sidan som en del av dokumentet. Ta bort märken på den tomma sidan och det kommer att försvinna.
För någon klaviatur snar vägen älskare, av tangenttryckningar växla märken på och av är CTRL + *. Jag kämpade för att få detta att fungera eftersom jag älskar att använda min numeriskt tangentbord. I detta fall är det numeriska tangentbordet inte det rätta valet. De nycklar som du behöver använda är CTRL + SKIFT + 8 / *.
Förstå och utnyttja de Visa/Dölj varumärkena är första steget i att bygga ett starkt samarbete med Word. För alla som är tvivelaktigt om fördelen med att använda dessa märken, eller som fortfarande känner de inte kan stå på hur de ser ut, föreslår jag att du ta två veckors challenge. Lämna märken på i alla tider för ett par veckor. Det är oftast allt som behövs för din vision att bli okänsliggjorda till upptagen utseende på skärmen. Jag kommer att satsa att du inte kanske ens märker varumärkena finns - tills du behöver dem.