Jag skriver mycket om fördelarna med det papperslösa kontoret, papperslös processen - jag postat en blogg förra veckan, kommer papperslös - från individen till verksamheten och föregående vecka skrev om lagra dokument - rättsliga krav och hur man löser problemet med papper-berg.
Och fördelarna med att konvertera pappersdokument till elektroniska är odiskutabelt: finns de grön och miljö frågorna, minskade lagringskostnader, säkerhetsaspekter för att hålla dokument från brand och vattenskador, efterlevnad fördelarna elektronisk lagring ger- plus anställda har 24/7 tillgång till de handlingar de behöver för att göra sitt arbete.
Jag rapport om organisationer flyttar till papperslöst system. I mars meddelade att justitieministeriet var att införa användning av brottslighet eForms och som från den 1 April 2013 skulle inte längre emot pappersversioner.
Just den här veckan en artikel dök upp i ComputerWeekly säger att ett antal brittiska polisen styrkor var flytta pappersbaserade processer med allmänheten till online, och börjar med skjutvapen licensing - deras rubrik "brittiska polisen börja riva upp Dickens transaktionella processer", med Dickensian en hänvisning till den direktören av resurser UK polisarbete Matthew Bennion-Pedleys kommentar om det nuvarande systemet. Hittills 38 styrkor spridda över England och Wales har visat intresse och det sägs att vara första gången en grupp av polisstyrkor har tillsammans för att flytta till en e-handelslösning utan en riktning från regeringen.
Omvandlingen av papper till elektroniska behandlas ibland som ett mål i sig - men fördelarna kommer papperslös är så mycket större än bara de lagring och access aspekterna. Automatiserat arbetsflöde effektiviserar bearbetning, förbättra bearbeta cykeltider och ger en mängd BI (business intelligence) och management information fördelar.
Och ännu många organisationer verkar saknas detta trick - AIIM nyligen rapporterat om resultaten av en forskning papper belyser att mer än hälften av de organisationer som tillfrågade sade de retyped data från skannade bilder. Detta, innebär som AIIM, att en anställd effektivt ut ett elektroniskt dokument att nyckelförnyelse data för att skapa ytterligare elektroniska dokument, med alla tillhörande tid element och risken för mis-keying nackdelar.
Automatiserad datautvinning, som via OCR (optical character recognition) och streckkod teknik, kan identifiera viktiga data från alla ursprungliga dokumentformat - Word, PDF-filer, e-post- och den extraherade data valideras mot en organisations ERP, enterprise content management, eller andra informations-arkiv.
Dokument kan sedan dirigeras till rätt person/avdelning eller för den relevanta åtgärden. Tagna information kan också användas för att automatiskt uppdatera linje av affärsapplikationer.
Automatisera några av behandlingen lämnar personalen kan koncentrera sig på mer strategiska uppgifter, med bearbeta konfigurationen uppfyller affärsregler och politik. Förbättrad säkerhet kommer från att kunna definiera tillstånd tillgång, och eskalering strategier kan alla vara inbyggd.
Med mycket större synlighet och kontroll genom hela behandlingen, rapportering och BI verktyg ger också förbättrad hantering och analytisk information - och slutligen data kan bokföras automatiskt till varje rad av affärssystem, CRM, ERP och mänskliga resurser ansökan, via sömlös gränssnitt.
Hela affärsprocessen är effektivare, och kostnaderna kommer ner. Organisationer automatisera faktura bearbetning, till exempel rapportera regelbundet en avkastning på investeringar för mellan 6-12 månader.