Nedan är bara fem av de många skäl som kan vara orsaken att överskrida budgeten i genomförandet av ett system för tid och närvaro. Några av dem händer sällan men det är ändå värt att veta för att kunna undvika dem och har en smidig övergång till det nya systemet.
* Projektet citeras under. Detta är ett sällsynt tillfälle men fortfarande händer. Även om du är under en sträng budget, betyder lägsta pris inte nödvändigtvis att det kommer att vara fördelaktigt för dig. Ibland leverantörer lämna en citerade förslag bara att vinna projektet. Det är mycket lämpligt för dig att kontakta vissa tidigare klienter i deras som referenser. Om många har överskridit budgeten på grund av en låg citerade system, bör det vara av stort intresse för dig.
* Tid och närvaro system genomförande tidsram definieras inte klart. Systemet är komplicerat och behöver försiktiga steg för installation och implementering. Det är fördelaktigt för dig att be leverantören om en detaljerad tidsplan för genomförande som innehåller en uppdelning av varje komponent, maskinvara eller programvara, och antalet timmar eller dagar att installera dem. Leverantören måste sedan hålla sig till tidsplanen och underlåtenhet att göra detta kommer att vara deras fel.
* Brist på erfarenhet av genomförande professional. Naturligtvis skickar varje leverantör i en kvalificerad professionell införa systemet med tid och närvaro. Men det betyder inte att de är mycket erfarna i deras jobb. Det skulle vara att företagets bästa intresse att fråga om de genomföra professionella erfarenhet i jobbet, till exempel hur många system hade de tidigare installerat. Du har rätt att begära för en mer erfaren professionell. Detta sätt genomförandet blir smidigare och oförutsedda hinder kan åtgärdas snabbt.
* Leverantörens tillgång till befintliga system och stöd. En tid och närvaro är ett komplext system och oftast, det är anpassade för att passa perfekt till kundföretagets behov. Det är därför viktigt att ge leverantören nog tillgång till det nuvarande systemet så de kan korrekt konfigurera det nya systemet. Funktioner och egenskaper som bör ingå i systemet måste tydligt definieras av klienten. Dessutom måste gott om systemadministration och mänskliga resurser personal stöd från inom ges till leverantören att hjälpa dem och svara på frågor om systemet.
* Oförutsedda dator konflikter. Detta problem är sällsynt och kan vara svårt att förutse eftersom leverantörer brukar ta i beaktande att deras system kan installeras på en grundläggande dator. Problemet kan uppstå om kunden har andra befintliga programvara installerad som orsakar konflikten med tid och närvaro. En installation som är tänkt för att vara färdiga i ett par timmar kan utökas till en dag eller mer att åtgärda problemet. Ett bra sätt att undvika detta är att förvärva ett system som lämnar minimal dator fotavtryck. Detta innebär att systemet är installerat gör mycket begränsade förändringar i kritiska områden i datorn som registret.
Med allt detta sagt håller ni med om att en ökning av budgeten för ett mycket pålitligt tid & närvaro system är lagom? Om du skulle fråga mig, vill jag säga att om det kommer att göra bra för mitt företag då bli det så; så länge företaget är tillförlitliga och att de har en lång rad av nöjda kunder.
Dessa är bara några av anledningarna till varför en tid och närvaro system genomförande överskrider budgeten. Det är bra att vara medveten om dem. På så sätt kan du se till att ditt system kommer att genomföras inom en budget och att du har en smidig övergång till det nya systemet.