Jag skulle snarare sy än laga. Det är så mycket lättare att börja från scratch än fixa något som har skapats av någon annan och kanske inte gjort det sätt jag skulle göra det. Detta kan vara samma känsla du får varje dag på jobbet när du arbetar med ett Word-dokument som har skapats av någon annan. Det kan vara svårt att räkna ut hur de gjorde saker och du kan hitta dokumentet beter sig väldigt underligt. Låt mig ge er några tips på hur man kan minimera frustrationen för att hantera ett Word-dokument som har skapats av någon annan.
Om du bara gör mindre ändringar du kan ha tur och hitta kan du redigera utan okontrollerbara problem. Om du inte kommer att göra mycket annat med dokumentet, spara och tacka din lyckliga stjärna för att få så lätt.
Om du kommer att arbeta i detta dokument mycket under de kommande veckorna, eller ändringar du gör orsakar konstiga saker att hända i dokumentet, kan du behöva vidta åtgärder.
1. Göra säker du har Visa/Dölj märken på (hem band, gruppen stycke, Visa/Dölj kommandot)
Detta är det enda sättet att se de tangenttryckningar som gör upp dokumentet. Till exempel kan författaren har valt del av dokumentet för att börja på en ny sida. I området i närheten finns det flera sätt att göra detta. Det vanligaste sättet är att trycka på Enter-tangenten flera gånger. Ett bättre sätt är att lägga till en sida eller ett avsnitt paus. Om du ärver detta dokument och vill stoppa texten från övergången till en ny sida måste du veta hur det var gjort och ta sedan bort stycket returnerar eller bryta. Om du inte har kommer dina märken på dig att spela en gissningslek. Du vet inte vad du sysslar med så du inte vet hur man fixar det. Kunskap är makt. Dessa märken kommer att ge dig kunskaper för att bli en Word-användare.
2. Torka befintliga format från dokumentet och börja om igen
Detta kan verka som en drastisk åtgärd, men detta är det enklaste sättet att förvandla ditt projekt från lagning till sömnad. Många word-användare fortfarande använda direktformatering tekniker i sina dokument. Detta innebär att de använder kommandona hem band eller rätt klick menyn för att ändra hur dokumentet ser ut. De bör använda stilar. Om du använder direktformatering på ett ord för att göra det rött och sedan justera formatmallen Normal så att all text grön, har du fortfarande ett rött ord. Direkt formatering överskuggar alla stilar. Om du får ett dokument som var formaterad via direktformatering vill du börja med att bli av med den direkta formatet och sedan använda formatmallar.
Det finns flera sätt att rensa format.
Välj hela dokumentet (Ctrl + A):
a. Använd kommandot Rensa Format (övre högra hörnet i gruppen teckensnitt på menyfliken Home)
b. Välj Radera alla stilar i dialogrutan
c. Använd tangenttryckningen Ctrl + Skift + N (detta inte faktiskt rensa format, det ändrar det tillbaka till formatmallen Normal med uppnår samma mål)
När du tar något av dessa åtgärder, Observera att ALL formatering tas bort. Som innehåller punkter och numrering. Om du inte vill förlora dina listor, kan du undvika att välja dem när clearing format. Valet av om du undvika kulorna, eller rensa bort alla format och Lägg sedan kula/numreringen tillbaka i kommer verkligen ner till mängden tid som du kommer att spendera i dokumentet och hur dåligt det har varit förstörd. Om detta kommer att vara en mall som du använder regelbundet, kan tiden vara en god investering.
Du är nu i ett bra läge att förvandla detta dokument till något som du kan vara stolt över och ännu bättre är lätt att arbeta med.