Det finns tre typer av formatering i MS Word, karaktär, punkt och sida. Om du inte förstår skillnaderna mellan dem, kan du hitta dig själv kämpar för att göra ett dokument ser ut som det ska.
Ordet ser sig som en behållare som innehåller objekt som text och grafik, eller mer mindre behållare. Sida eller avsnitt formaten är den största behållare i dokumentet. Om du formaterar det behållaren, tar allt inuti den på de attribut som du har valt. Inom avsnitt behållare finns punkt behållare. Var och en av dessa behållare kan ges olika typer av format. Kommandona i gruppen Stycke på menyfliken Home kommer att påverka punkt behållarna. Inom punkt behållarna hittar du typsnitt/behållare. Kommandon för dessa behållare är i gruppen teckensnitt på menyfliken Home.
För att verkligen förstå hur Word fungerar med formatering, är det bra att veta var det lagrar denna information. Alla avsnitt eller sida format hålls inom avsnittsbrytningar. "Men jag inte använder avsnittsbrytningar," säger du till dig själv. Varje dokument innehåller dolda avsnittsbrytningen i slutet. Du kan inte se det, inte heller kan du någonsin ta bort den. Men om du lägger till fler avsnittsbrytningar, lägga till formatering i dokumentet och sedan ta bort raster; du hittar dokumentet plötsligt tar på ett mycket annorlunda utseende. Om du tar bort en avsnittsbrytning, (du kan bara se raster om du har dina märken på - hem band, punkt Group, Visa/Dölj kommandot) formatering som lagrats i det också får bort. Avsnittet i fråga tar på formatering lagras i nästa avsnitt avbrott på sidan. Kom ihåg att detta kan vara dolda avsnittsbrytningen.
Punkt format lagras i stycketecknen i slutet av varje stycke. (Jag kan låta som en bruten post, men kontrollera dina Visa/Dölj märken är på.) Om du tar bort stycketecknet (även känd som en Pilcrow) den formatering som lagrades i det raderas och stycket tar formateringen utseende av nästa stycke.
Slutligen har du behållare för teckensnittsformaten i. Dessa lagras i varje individuell karaktär. Detta är mer rättfram. Om du tar bort tecken kommer du ta bort formatering. Bara för att hålla dig på tårna, kommer att ordet behålla formatering om du markerar text och ta bort det du helt enkelt ersätta texten med något annat. Om du vill ersätta text och formatering, måste du ta bort och sedan skriva.
Beväpnad med denna kunskap kan du börja se varför vissa särdrag uppstår då i Word. Någonsin skriva en punktlista och har en färgad kula men svart text? Låt oss titta på hur det fungerar.
1. Öppna Word och skriv två separata kulor.
2. Kontrollera att din stycketecken är aktiverade.
3. Välj bara stycketecknet i slutet av första kula. Ändra dess färg. Vad hände med kula?
4. Upprepa detta med stycketecknet från den andra punkten, att göra det ännu en annan färg.
Vad händer om du tar bort första stycketecknet? Du bort behållaren, så att den antar automatiskt formateringen från nästa behållare. Kulor är en typ av punkt format så om du bråka med punkt behållaren (Pilcrow) du kommer att bråka med formatering.
Hur kunde du ha en svart kula, men färgade text? Du har fått. Kontrollera Pilcrow har svart eller automatisk teckensnitt färg och texten har något annorlunda. När du väljer vara texten noga med att inte Markera stycketecknet.
Du kanske märker att Word vill du välja märket samt texten så allt har ett enhetligt utseende. Om du inte vill spela det spelet använda SKIFT-tangenten för att hjälpa dig. Klicka på i början av din text. Håll SKIFT nedtryckt och klicka på slutet av texten. Oavsett hur hårt du försöker utesluta vill Pilcrow ordet inte samarbeta. Här är tricket. Fortsätt att hålla ner SKIFT-tangenten och piltangenterna vänster en gång.
När konstiga saker hända med din formatering, stanna upp och tänka om vilken typ av format och där det lagras. Beväpnad med denna kunskap, kan du ha lättare att få dina dokument ser ut som de ska. Efter alla, är kunskap makt.