Att behöva ta itu med berg av pappersdokument kan vara en av de största problemen i en organisation. Pappersdokument är dyrt att behandla, kan vara felplacerade eller förlorat, och vidare ner på linjen uppstår frågor om lagring.
Vissa typer av dokument har en hållbarhetstid som definieras av lag - många av de som finns i finans är ett exempel. Fakturor och moms relaterade dokument skall förvaras i sex år och PAYE detaljer, löner och inkomstskatt poster för tre. HR (Human Resources) måste olycksrapporter bevaras i tre år och poster som hänvisar till medicinska frågor har olika längder av lagring anges.
Vissa industrier har sina egna definierade lagringstider för dokument. GPs är skyldiga att hålla register fram till 10 år efter patientens död (eller när patienten har lämnat Storbritannien) såvida de bo i Europeiska unionen.
Men dessutom varje organisation har sina egna dokument business lagringsbehov.
Utmaningen - lagra pappersdokument är dyra liksom svårt att hantera
Hur mycket värdefull golvyta-har din organisation att tilldela arkivskåp- och skåp som ofta innehåller dokument som kanske aldrig ens ses över igen tills tas ut skall förstöras vid slutet av deras hållbarhetstid? Vad sägs om dessa handlingar som kräver tillgång någon gång? Hur lång tid tillbringar din konton betalas (AP) team rotat i kartong Arkiv lådor söker den illusoriska fakturan? Skitsamma den tidsfördröjning och kostnad i begär och jagar upp leverans av objekt arkiveras utanför anläggningen.
Sedan finns den sekretess och säkerhet, dataskyddsfrågor och alla problem i samband med tillgång till rummet, kombinationslås - och förlagt nycklar.
Plus, vad sägs om att garantera skydd för dessa vitala dokument från eld och översvämning? Det tar inte mycket vatten att förstöra ett papper register.
Som är där en lösning för hantering av dokument kommer i - lagra dokument elektroniskt, tryggt och säkert, och att ge omedelbar tillgång 24/7 till de användare du tillåta.
Hur en lösning för dokumentet kan hjälpa
Råd till organisationer säger HM Revenue och tullen (HMRC) att moms poster, PAYE detaljer, löner och inkomstskatt poster lagras elektroniskt måste vara "lättillgängligt till er och till en moms officer" när de besöker.
Med ett dokument som arkivering lösning kan dokument skannas in i systemet, så att personal - och godkända besökande tjänstemän - att enkelt hitta angivna dokument när det behövs.
Arkivering är dock bara början (om än att det kommer i slutet av livet för dokumentet). Det är användbart, men flyttar dokument fånga till början av processen och lägga till arbetsflödesbearbetning ger ännu fler förmåner, sparar tid och kostnader.
Till exempel, med en lösning för faktura, fakturorna lagras elektroniskt (papper fakturor skannas när de kommer in AP institutionen), vilket ger omedelbar tillgång under affärsprocessen att lösa frågor omedelbart, etc, och sökbara via IMS eller integrera linje av affärssystem.
En av orsakerna bakom en Midlands police force's beslut att automatisera bearbetningen av rapporten deras olycka var den fysiska utrymme som behövs för att lagra dokumentationen - olycka poster (några som innehåller upp till 30 olika dokument) är skyldiga att behållas av lag i 10 år.
Efter att ha genomfört sina automatiserade olycka rapportering lösning polisstyrkan har verkligen varit kunna förlora rader av arkivskåp. Men dessutom, genom att investera i en lösning som fångar dokument i början av processen, arbetsflöde programvara skulle kunna ingå att säkerställa överensstämmelse med bästa praxis, eliminera några av de manuellt arbetet och låta laget att övervaka och uppfylla kritiska KPI - alla resulterar i en mycket bättre service.