Programvara

Kommer papperslös - från enskilda verksamheten

Förra veckan jag beslutat att öppna ett nytt gym medlemskap."Inga problem,"de sa,"bara ta några identitetsbevis - körkort och en elräkning kommer att göra."

Så, inga problem, tänkte jag, tills titta igenom min arkivskåp jag insåg hade jag inte en elräkning - inte en fysisk bit papper jag kunde faktiskt plocka upp och ta ner till gymmet, eftersom jag har valt att gå papperslös och få min månatliga räkningar och kvartalsrapporter via e-post.

Naturligtvis hade jag möjlighet att gå in i min elektroniska arkivsystem och skriva ut en faktura. Det var att besegra objektet som "going papperslös" var berörda - men i detta fall menade jag skulle kunna gå med mitt gym.

En av de viktigaste skälen påverka mitt beslut att gå papperslös var gröna frågan - enligt den papperslösa projektet den genomsnittliga personen använder 100 meter av träd varje år - men på väg till gymmet tänkte jag på alla andra fördelar det kom.

Jag spara tid - ingen gör ut checkar, fylla i remittering formulär, söker efter stämplar och traipsing till postkontoret.

Och jag spara pengar - Porto, bensin, plus den rabatt som jag får från elektricitet och vatten företag, etc, för going papperslös och som förmodligen spara pengar på deras papper (bill plus två uppsättningar av kuvert) och kostnader för tryckning, Porto och tillhörande personal bearbetningskostnaderna.

Vi har nyligen publicerat ett antal Bloggar fokus på växande flyttningen av företag och organisationer till "papperslösa" bearbetning, såsom E-fakturering antagandet på uppgång, och eForms - en ökande trend.

Statssekreterare för hälsa Jeremy Hunt sade i sitt tal den 16 januari 2013, "så idag jag är att en ny ambition för NHS. Jag vill att det ska bli papperslös 2018. De flesta moderna digitala hälsovården i världen."

EU: s en Digital Agenda för Europa har ett mål för år 2020 för e-fakturering för att har antagits som mest använda faktureringsmetod i Europa, med ett delmål av elektronisk fakturering blivit obligatorisk för all offentlig upphandling senast 2016.

Papperslösa projektet har också en del intressant statistik om företag och dokument. De räknar med att över 70 procent av företagen skulle misslyckas inom tre veckor om brand eller översvämning förstörde deras pappersbaserade poster.

I vardagen pekar de på en genomsnittlig dokument söka tid för 18 minuter, och en medarbetare som vanligtvis spendera 30-40 procent för arbete-tid söka genom e-post, pappersdokument, delade hårddiskar och arkivskåp för specifika delar av information.

Dessutom anser de att i genomsnitt dokument kopieras mellan nio och 11 gånger - och att de stora organisationerna förlorar ett dokument varje 12 sekunder, och att vid ett givet tillfälle, mellan 3 och 5 procent av organisationens filer är antingen förlorade eller "felplacerade".

Automatisera inte bara tar upp dessa frågor men ger en mängd andra förmåner - reducerad datainmatning och dokument lagringskostnader; anställda mer produktiva, kunna fokusera på mer strategiska uppgifter. bättre relationer med leverantörer och kunder. förbättrad synlighet och kontroll. strömlinjeformad bearbetning, och mycket snabbare cykeltider.

Genom att ta bort papper och manuell bearbetningsföretag och organisationer minska kostnaderna, förbättra effektiviteten, förbättra business control och uppnå regelefterlevnad.

Till återvända till min historia, dock - jag sa till dem på gymmet att jag hade haft svårigheter att finna en papper elräkning. De sa att jag inte var först att nämna att och de letade ändra deras gå förfarande.

Åh, och don't get me wrong, jag älskar att få post - födelsedagkort, inbjudningar, polerad Basildon Bond missiv med eleganta spretig - räkningar, men jag kan göra utan.