Företag som väljer inte att automatisera sina resor och utgifter (T & E) bearbetning bara kunde inte miste om potentiella besparingar men också förlora möjlighet att skära ner på resor och utgifter fordran bedrägeri - så säger en PayStream Advisors undersökning.
Ny forskning från den finansiella process marknadsmyndigheten visar att 36 procent av företagen i USA nu automatisera sina resor och bekostnad bearbetning och att genomförandet av T & E lösningar är på uppgång.
Traditionell manuell papper bekostnad bearbetning är tidsödande och mödosamma - med datainmatning benägna att fel, det är tungt på krav på lagring och godkännande flaskhalsar och distributionsproblem är vanliga.
Och ändå är det en process som företag inte kan vara utan - få organisationer kräver inte anställda att resa i något skede.
Företagens T & E kostnader stiger
Det är också en växande kostnad för företag - nästan 60 procent av tillfrågade PayStream undersökning rapporterade att utgifter för resor och utgifter hade stigit under de senaste tre åren.
Resor (biljettpriser, bensin, etc) och därmed förknippade kostnader går upp - och mängden affärsresor själv ligger också att växa.
Denna ökning av kostnaden i samband med T & E har också sett många fler företag flyttar till kräver kvitton för alla utgifter i stället för återbetalningar över en viss ekonomisk gräns. Mer än hälften (52 procent) av Paystreams undersökta företag säger de nu behöver kvitton för alla utlägg, upp på figuren 44 procent föregående år.
Som alla lägger till ännu mer T & E papper, större bearbetningstid och högre T & E bearbetningskostnader.
Automatisera T & E: ta bort papperet, påskynda och minska kostnaderna
Kostnad bearbetning lösning tar bort behovet av papper distribution och effektiviserar hela återbetalningsprocessen:
käranden skapar en utgift formulär online, med en möjlighet att elektroniskt koppla genom skanning intäkter
form (och kvitton) dirigeras direkt till de lämpliga enskilda för godkännande
gett sitt tillstånd, skickas finansiella data till företaget ERP för betalning.
Bekostnad form och kvitton finns för omedelbar tillgång 24/7 och granska stigar och management och rapporter menar hela processen är nu mycket mer transparent.
Bekostnad bearbetning har precis blivit lättare för käranden för godkännare
och för avdelningen bekostnad bearbetning.
Ytterligare fördelar med automatisera T & E:
ingen mer inmatning av finans team - undvika mis-keying fel och bli av med deras tid engagemang
att fylla i formuläret bekostnad är enklare - standardalternativen tillhandahålls och många fält kan fyllas i automatiskt
Inga fler förlorad eller glömma fordringar - inbyggd automatisk eskalering och anmälan flaggor att behandlingen är på rätt spår
frågor, fel och avslag kan lösas snabbt - vilket resulterar i gladare medarbetare.
Och automation ger också ökad kontroll, minska risken för bedrägeri
Automatisera T & E bearbetning inte bara betyder att det är mindre chans för fel - utan minskar också risken för bedrägeri.
Online business resurs färsk Business tänker rapporter som, enligt de senaste opinionsundersökningarna, mellan 5 och 20 procent av bekostnad påståenden är antingen förstorad eller helt fiktiva.
En rese- och utgiftsprocess lösningen gör det möjligt för företag att resor och utgiftsregler följs, med bekostnad fordringar som godkänts av den behöriga myndigheten i enlighet med företagets policy.