Anordna en stor personalstyrka är en tuff uppgift som kan vara överväldigande och stressigt ibland, men det finns vissa grundläggande logistiska regler som varje arrangören bör följa. Hålla sig till dessa gör det mycket lättare att bemanna en händelse.
Rekrytering - det är viktigt att du förstår storleken på den arbetskraft som krävs. Det är meningslöst att organisera en genomarbetad händelse när det inte finns tillräckligt med personal för att göra det rättvisa, men samtidigt inte kan du blåsa budgeten på overstaffing heller. Det kan vara svårt att få rätt balans när det gäller medarbetare som schemaläggning, så se till att du investera lite tid i rekryteringen för ditt evenemang.
Utbildning - du bör alltid prova och rekrytera rätt personer med rätt skillsets. Du kan betala lite mer i lön, men kommer att avräknas detta genom att få jobbet gjort rätt första gången och utan tillsyn. Dock om det inte går att göra så och din händelse personal behöver genomgå särskild utbildning, se till att detta tillhandahålls i vederbörlig ordning och att alla fullt ut förstår det. Du vill ha ditt team att känna sig bekväm och trygg med den tjänst de kommer att leverera, så var noga med att vara inblandade och uppdateras under rekrytering och utbildningsprocesser.
Skift - Workforce management kan vara svårt när innehav en storskalig händelse och att se till att alla har tillgång till deras individuella rota, tillsammans med andra rota mönster, är avgörande. Du bör också komma ihåg att du kan ha en kombination av betalda och obetalda personal på ditt evenemang. Om du har volontärer på ditt evenemang, hjälper volontär programvara dig att fördela sina skift och expertis på lämpligt sätt.
Platser - medan flesta evenemang hålls på en webbplats, storskaliga evenemang kan hållas på olika platser, både nationellt och internationellt. En sport event management mjukvara kan bidra till att underlätta processen att fördela som bör var och när vid större idrottsevenemang. Det kan få mycket förvirrande när det finns så många faktorer att överväga, så prova och göra det så enkelt som möjligt. En stressad och oorganiserad arrangören är vanligtvis improduktiv.
Transporter - när du hålla en multi-site händelse, se alltid till att din personal kan komma till olika webbplats platser och förstår att sena är oacceptabelt. Ibland, om det är knepigt att få till en viss plats, kan det även vara värt att överväga att tillhandahålla en transferbuss ta personal till och från plats för platser. Trots att kollektivtrafiken körs hela dagen i större städer som London, detta är inte fallet i mer lantliga områden. Tycker om där ditt evenemang hålls och lyssnar alltid till din personal. Detta sätt är du garanterad att din personal kommer att vara på plats och redo för att börja sina skift på tid.