Stor händelse bemanning kan utmanande, med så många olika faktorer som behöver betänketid. från personal till transport och vid tillfällen, VIPs. En stor händelse har potential att orsaka svår huvudvärk för arrangörerna men det finns fem gyllene regler att om följs, bör göra allt löpa smidigt.
Förberedelse - se till att du hålla ett möte med din händelse personal i upptakten till ditt evenemang och förklara för dem exakt vad de kommer att göra på veckodagarna händelsen. Det finns inget värre eller mer improduktiva än hyra ett stort antal människor att hjälpa dig köra din händelse och inte dra nytta av tid att helt kort alla på sina roller och ansvar. Genom att säkerställa att varje medlem av personalen är igång med vad de är skyldiga att göra, du inte bara frigöra mer av din tid på dagen men också öka arbetsmoral och minska sannolikheten för stora fel inträffar under evenemanget.
Logistik - att samordna och hantera de olika delarna i en stor händelse kan vara problematiskt för även de mest erfarna arrangörer. Kontrollera att workforce management är en prioritet på ditt evenemang och att allt och alla är där det är tänkt att vara i rätt tid. Större händelsen, desto större uppgiften att försöka ordna allt, så att lätta på trycket på dig själv, se till att allt är meningsfullt logistiskt innan evenemanget pågår. Om du arbetar med ett stort antal volontärer, investera i vissa frivilliga programvara att göra ditt liv lättare.
Säkerhetskopiera - som med någon arbetsmiljö, majoriteten av personal och volontärer på stora evenemang kan åberopas. Som med de flesta situationer i livet, det brukar dock en handfull människor som kunde låta du ned - om detta är genom att vara sent för en förändring eller inte ens vrida upp alls. Se alltid till att du har tillräcklig anställd schemaläggning av processer på plats om du någonsin behöver kalla in back-up personal. Det skulle vara mycket frustrerande att organisera en stor händelse med det mest avancerade av underhållning men vara sviken av otillräcklig personal.
Tillgänglighet - så länge du har förberett väl för stora evenemang, den faktiska händelsen sig själv bör vara relativt trevlig. Om så är fallet - som det ska vara - se till att du gör dig tillgänglig för din personal och volontärer. Det är alltid trevligt att ha direktkontakt i stället för att helt enkelt höra någons röst över en walkie-talkie då och då. Få ett ansikte till rösten och kontakt med din personal - människor kommer att omedelbart vilja arbeta hårdare och göra bättre eftersom det är ett långt mer personliga sätt att kommunicera.
Uppskattning - det kan låta grundläggande, men det är förvånande hur många volontärer och personal tenderar att känna undervärderade. Ett enkelt tack eller ett leende kan göra underverk och kostar ingenting. Det finns inget värre än en uppdelning mellan ledningen och anställda, så det bästa du kan göra är att komma in där och verkligen visa dem hur tacksam du verkligen är!