Virtual receptionist är i grunden en programvara som tar i samtal att ställa in eller avboka möten för din levande personal. Detta sätt din levande personal skulle befrias från telefon uppgifter och han eller hon kan bättre fokusera på andra administrativa och prästerliga uppgifter.
Denna definition är tillräckligt för att få en allmän uppfattning om hur systemet fungerar, är det inte nog för dig att fatta beslut om vilka råvaror till integrera till ditt företag. Så för att ytterligare din kunskap, här är sex föga kända fakta om virtual receptionist.
1. Beroende på programvaran, kan systemet kunna acceptera samtal från flera telefonlinjer som avgiftsfritt nummer och mobiltelefoner och så vidare.
2. Meddelanden som har tagits av systemet kan hämtas när som helst och från vilken kapabel enhet - som en mobiltelefon, en office-telefon, en dator och en extern linje. Med dessa många alternativ finns det liten chans att du saknas på ett viktigt telefonsamtal. Även på semester och helger, du kommer fortfarande att kunna granska alla meddelanden som har lämnats av kunder och om det behövs kan du svara på dem snabbt.
3. Anpassning är mycket lätt. Du behöver inte ha examen i programmering eller liknande för att anpassa en virtual receptionist programvara till din smak. De flesta system kommer även förprogrammerade, beroende på ditt arrangemang med programleverantören. Om inte, då får du en uppsättning instruktioner som har arrangerats bra nog att följa.
4. Prissättning kan vara månatlig, engångs eller per samtal. Olika leverantörer har olika betalningssystem. Det finns vissa som tar betalt engångsavgift för programvara medan andra kommer att debitera dig varje månad och fortfarande några debiterar dig per samtal. Du måste välja en programvara som levereras med funktioner ditt företagsbehov och prissättning som du har råd att betala.
5. Gratis prövningar med kravlöst finns. Vanligtvis, när ordet "gratis" kommer upp, måste du vara försiktig eftersom det kan innebära att du måste ge dig kreditkortsdetaljer och du kommer automatiskt att debiteras första månadsavgiften om du glömmer att dra tillbaka prövningen innan det slutar. Men vet att det finns tjänster som erbjuder gratis prövningar under en begränsad tidsperiod men utan att be om dina kreditkortsuppgifter. Du måste bara forskning ordentligt för att hitta en.
Utan tvekan, skulle virtual receptionist vara till stor hjälp för ditt företag. Men direkt med en utan första behandlingen om det och helt förstå vad det kommer mest sannolikt utlöser nedgången av ditt företag. Välj ditt system klokt.