I vår strävan att alltid förbättra effektiviteten och erbjuda bättre service, blir det alltför lätt att falla i fällan av ständiga uppdateringar och uppgraderingar. Det är, visserligen sant att uppgradera dina program i många fall kan förbättra din effektivitet är det också sant att förändringarna som kan vara mer av en huvudvärk och kostar mer på sikt än kostnadsbesparingar de skulle skapa. Många gånger den största anledningen till denna kostnadsöverskridande kommer genom extra konsultarvoden. Konsultarvoden kan resultera från inköp av ny programvara men inte investera i lämplig utbildning för anställda eller inköpssystem som är mycket mer komplex eller komplicerad än du behöver. Oavsett varför du behöver konsult hjälp, kan kostnaderna minskas genom att ta tid att välja rätt redovisning programvara för dina behov i första hand och inte att styras av flashiga program som inte uppfyller dina behov.
Att välja bokföringsprogram
Den första sak att göra är identifiera din mjukvara behöver och hur du använder programmet och sedan bedriva din forskning i lämpligt program därifrån. Kom ihåg, bokföringsprogram är tänkt för att göra ditt jobb lättare och frigöra tid så att du kan fokusera din uppmärksamhet någon annanstans, som på dina klienter eller utveckla nya produkter och tjänster. Storleken på ditt företag och branschen du är avgör vilken typ av program är rätt för dig. Gemensamma funktioner av bokföringsprogram är:
1. Kundreskontra
2. Leverantörsreskontra
3. Redovisning
4. Fakturering
5. Lager och lager
6. Inköpsorder
7. Försäljningsorder
8. Bokföring
9. Inkasso
10. Elektroniska betalningshantering
11. Kostnader
12. Förfrågningar
13. Lön
14. Rapportering
15. Tidrapporter
16. Inköpsrekvisitioner
17. Försoning
Konkurrens är bra för konsumenten
Hur många gånger har du hört att konkurrens är bra? Tja, visar det sig i fallet för bokföringsprogram att konkurrens driver innovation som gynnar konsumenterna. Eftersom fler och fler leverantörer erbjuder program, har konsumenterna fler valmöjligheter med deras ultimata köper beslut ofta kommer ner till funktionalitet och användarvänlighet. Nya och nuvarande användare kan köra efterfrågan på praktiska tillämpningar som är lätta att lära och använda. I slutändan sparar användarvänlighet och lämplig funktion organisationer pengar genom att eliminera behovet av dyra konsulttjänster att lära sig använda nya program.
Hur allt-i-ett program kan du spara pengar
Fullt integrerade program kommer att omfatta hantering av redovisning, lön och kunden allt i ett. Dessa omfattande system gör det lättare för företagare själva genomföra affärsplanering, prognoser och finansiell analys in-house. Traditionellt, mycket av dessa tjänster rådfrågades ut, men om du kan göra det alla internt, det finns ingen anledning att anlita externa konsulter för att göra det åt dig. Överväga program som NetSuite, som erbjuder redovisning och ERP, CRM och e-handel program i ett integrerat system. Integrerade system menar dina data upprätthåller integritet över plattformar och avdelningar och alla program "prata" med varandra. Bättre kommunikation mellan plattformar innebär mindre tid spenderas återinföra data och mindre risken för mänskliga fel på grund av att skriva misstag under det återinresa.
Allt viktigare, dessa integrerade system är anpassningsbara att möta de särskilda behoven i ditt företag. När anpassade till dina behov, behöver du förlita sig på extern hjälp för att sortera genom onödiga data eller funktioner. I slutändan är det bästa sättet att spara pengar på lång sikt att välja ett system som bäst passar dina affärsbehov. Ignorera resten. Om du inte, du kommer att sluta betala för program och konsulttjänster som du inte behöver. Slutligen, när du bestämmer dig för vilket program att köpa, inte försumma personalutbildning. Att tillhandahålla den nödvändiga utbildningen förskott är en kostnad som du någonsin inte kommer ångra.