Ett ökande antal företag har börjat använda e-postarkivering lösningar och de har en bra anledning att göra så. Den federala regler av civilrättsliga förfarande (FRCP) har genomgått en ändring i December 2006 till följd av de amerikanska högsta domstolen orderna. Enligt högsta domstolen måste alla typer av information, inklusive de lagrade digitalt att produceras i domstolen under en stämning om så krävs. Företaget e-arkivering har fått enorm betydelse särskilt efter ordern skickades.
Varför arkivering behövs?
Förutom ovan nämnda senaste ändringen i FRCP finns det ett behov av globala företag att säkerställa komplett skydd av alla företag e-post. Vardagliga ett företags företag mottar flera e-postmeddelanden som innehåller relevanta data, konfidentiella meddelanden relaterade till verksamheten, kundklagomål eller gillandear och så vidare. Nu måste dessa e-postmeddelanden lagras på lämpligt sätt för framtida referenser. Ett viktigt e-postmeddelande som får bort kan hämma företagets rykte och dess tillväxt och utveckling. Det är detta faktum att e-post arkivering är viktigt för företag.
Juridiska stämningar och e-informationsavslöjande
eDiscovery avser användningen av en information från datorn för att producera domstolen. Enligt källor, flesta bolag använder e-post för att bevisa sin oskuld i en rättslig process. Eftersom maximala skriftliga meddelanden idag sker i form av e-post, har organisationer förstått vikten av lagrar alla e-postmeddelanden för någon tidsanvändning i framtiden. Relevanta mail får inte tas bort eller ändras av en anställd att sätta företagets rykte i stav.
Sparar tid och kostnader
Företaget e-arkivering hjälper till att spara en massa tid och kostnad. Proffs behöver inte spendera tid söka efter specifika e-post eftersom alla e-postmeddelanden lagras i en central databas för enkel åtkomst när som helst. Arbets kostnaden inblandade i sökandet efter relevanta företag e-post är också ganska hög eftersom proffs har att spendera mycket av sin tid ute för förlorade e-post varje dag!
Storage Management
Med ett stort antal e-postmeddelanden översvämningar i inkorgar varje dag, finns det ett brådskande behov bland företag att öka lagringsutrymmet. Bästa av företaget e-postarkivering lösningar förbättra meddelandeservrar kapacitet genom att överföra äldre e-post till en centraliserad databas.
Knowledge Management
Förutom lagring förvaltning, interna eller molnbaserade e-leder arkivering tjänst också till effektiv knowledge management. E-post Skicka genom en anställd eller kund som innehåller viktiga meddelanden, rapporter, filer, personliga uppgifter och bilagor framgångsrikt kan sparas för framtida referens. Dessutom kan alla e-postmeddelanden på en anställd som har lämnat organisationen ses och nås över och igen när som helst.
Ingen köper eller Installation krävs
Moln baserad e-post arkivering tjänster inte behöver köpas, installeras eller upprätthålls. Individer i olika delar av världen kan komma åt en molntjänst för att skicka och ta emot elektroniska meddelanden, 24/7. Därmed kan företag spara pengar som de tidigare krävt för att spendera för att köpa och installera interna e-postservrarna.
För att avsluta användningen av e-post kommer att meddelande fortsätta att stiga under de kommande åren. Som per den "e-rapport, 2012-2016"utförs av Radicati Group Inc., "2012, antalet företag e-postmeddelanden skickas och tas emot per dag totalt 89 miljarder. Denna siffra förväntas växa med en genomsnittlig årstakt på 13% under de kommande fyra åren, når över 143 miljarder vid årsskiftet 2016."