När företag växer varje år så gör berg av digitala dokument flyter runt i olika (och ibland skymma) mappar på servrar. I många fall kan flera anställda använda samma dokument på många avdelningar.
Dokumentsamarbete
Med tanke på att nästan allt vi gör i dessa dagar är lagrade på en dator, bärbar dator eller handhållna enhet hur kan du se till att samma arbete inte är dubbleras om och om igen eftersom anställda är omedvetna om att ett liknande dokument, bild, video etc. redan finns någonstans på företagets servrar?
Precis som det är vettigt att använda arkivskåp för förvaring av original, är det lika meningsfullt att lagra digitala dokument i någon form av informationssystem (MIS).
Men har du tid att slösa på att skapa en universell lagringsenhet eller mapp som alla nödvändiga medarbetare har tillgång? Dessutom, hur kan du vara säker på att samma handling inte lagras mer än en gång, under en annan rubrik?
Content Management system
När företag inte har utrymme att lagra sina egna ursprungliga dokument, kommer de normalt lägga ut detta till ett säkert dokument lagring företag. Dock var du medveten om att du också kunde använda samma typ av lagringsutrymmen för din digitala dokument och produkter?
Skönheten i outsourcing detta till ett specialiserade dokument lagring företag är att de kommer att kunna organisera dina dokument etc. på ett sätt som gör det enklare för användare att söka på innehållet i handlingar inte på titlar eller Taggar. Detta gör att söka efter information mer förbrukaren vänlig - förutsatt att all relevant information lagras i detta ett system eller plats.
Dessa system lagring kallas Content Management Systems (CMS) men begränsas ofta av kvaliteten och mått på information som faktiskt lagras i dem och traditionellt, sökningar på dessa typer av system är inte alltid användarvänligt.
Där många människor med samma information och kanske lägga till det eller om ändring av det resultatet kan vara ett konglomerat av olika versioner av samma innehåll.
Digital Asset Management
Via en brevlådemapp gör innehåll koncernens ledning delade filer lite lättare men det fortfarande vara en Affärshantering på plats för att se till att dokument uppdateras ordentligt och inte bara dupliceras. Företag måste ha en digital strategi att hantera förvaltningen av sina digitala tillgångar.
Användningen av digital asset management programvara kan effektivisera processen för lagring av digital information, genom att jämföra nya dokument med aktuella filer och uppdaterar de lagrade versionerna; och inte bara kopiera dokument och lagra dem med olika filnamn och versionsnummer.
Sök inuti filer
En extra fördel av dessa typer av system är att användare kan normalt söka på innehållet i filer, med full textsökning, liksom de traditionella typerna av sökningar av klienten, projektnummer, kategori etc. Detta förbättrar arbetsflödet tillåter anställda att extrahera den information de behöver inom en mycket kort tid.
Vistas före konkurrenterna är alltid en mycket viktig aspekt av business management och den snabbare relevanta dokument, om trender och marknadsföringsstrategier, hittade sedan desto lättare är det att hänga med, och även överträffa dina konkurrenter. När anställda spenderar mindre tid behöver söker informationen de de kommer ha mer tid att producera det nödvändiga arbetet för att säkerställa verksamheten är lönsam och kostnadseffektiva.