Det finns två riktigt viktiga kopplingspunkter för programvaran HR i organisationen: rapportering och utlösta åtgärder (den senare kan utvecklas till arbetsflöde).
Rapportering är livet blod av ett företag - även om det är lätt att överdosera det! - och en användbar uppsättning standardrapporter som konfigurerats av HR programvara bör omfatta:
• Antal anställda
• Personalomsättning & stabilitet
• Avdelnings-eller andra grupp löner
• Frånvaro kostnader av institutionen (och naturligtvis Bradford-faktor)
• Mål uppfyllda och enastående - individuellt, inom institutionen
• Utbildningsbehov mötta och enastående - individuellt, inom institutionen
Kom ihåg att rapporterna är bara så bra som kvaliteten på informationen i dem. Alltför ofta rapportering från HR-avdelningen visar sig vara beströdd med fel eller föråldrade poster orsakade av underlåtenhet att rengöra data regelbundet; När integritet ifrågasätts, är det mycket svårt att få förtroende återupprättas i den efterföljande produktionen.
HR avdelningar kommer att hävda att de är under press men rapportering tillgänglighet och integritet bör en primärprodukt för HR och data kan inte behandlas på ett slumpartat sätt.
Låt oss komma ihåg, att HR inte får agera som portvakter denna information; kör en standardrapport via self service-modulen i bör underlättas som en självklarhet.
Åh, och en sak: inte snåla på system utbildning. Jag vågar inte berätta historier om organisationer där kunskapen och förmågan att köra rapporter hade varit så utspädd på personal avgångar att HR avdelningar var inte längre kan köra rapporter för sig själva och använder kalkylblad verk-runt omkring. Om du får ny personal med hjälp av ditt system, sedan betala eller göra resurser tillgängliga för att säkerställa att de är ordentligt utbildade.
Utlösta åtgärder är inte bara en ovärderlig "admin-killer" för HR, men de är mycket användbara för att hjälpa upptagna chefer att se till att inget faller mellan stolarna.
Typiska stöd för förvaltning och administratörer både kan komma från följande påminnelser:
• Förestående provanställning recensioner
• Vederbörlig bedömning datum
• Ouppfyllda behov utbildning från tidigare bedömningar
• Förbättra supportavrop, e.g. extra semester dagar efter en viss mängd kontinuerlig service
• Holiday konflikter: regler kan ställas in så att vissa nyckelpersoner inte kan vara borta på samma gång
• Sjukdom frånvaro trender
• Företagets egendom - bärbara datorer, mobiltelefoner, säkerhet kort - frågan på att gå och avkastning på lämnar.
Sade vi "admin-killer" för HR? Inte bara kan du ställa in e-postvarningar inom din organisation, men du kan generera meddelanden till externa organ, till exempel förrätter och som lämnar till följande leverantörer:
• Livförsäkring, permanent hälsa och medicinsk försäkring, pension scheme och andra leverantörer av nytta
• Företaget fordonet leverantörer, drivs av årskurs eller business använda data
• Sport eller andra club prenumerationer.
Fantastiska med dessa triggers är att de aktiveras av ändringar i data, så om du får tillbaka ett godkännande från din nya rekryt med bekräftelse på att de kommer att starta i en månads tid, då deras Detaljer kan matas direkt.
Trots att data kommer att kvarstå "vilande" för all rapportering till det "live" datumet, kommer att utlösta åtgärder programmen arbeta bort i bakgrunden, att säkerställa att alla relevanta delar både inom och utanför organisationen är medvetna förväg. Detta kommer att säkerställa att den nya startmotorn har på dag ett: en IT säkerhet logga in, en inre telefonnumret redan finns på listan, någon utrustning som bärbara dator, mobiltelefon och ett datum för induktion.
Tänk vad det gör för bilden av arbetsgivaren.
Vad händer om de inte börjar? Ja, lite obekvämt, men för de få gånger att detta kan hända detta är inget att jämföra med de första intryck som kan driva bort en ny hyra efter de första tre månaderna. Har du någonsin väntat för 2 dagar, hjälplös, medan du väntar på att bevilja dig ett system-ID? Jag vilar mitt fall!