Om du har just kommit tillbaka från semester och känner dig kyld och avslappnad, kanske du undrar vad huvudvärk har med det att göra. Säkerligen är helgdagar om vila och avkoppling? Men några senaste klientfrågor har påminde mig hur stressig semester rätt beräkningar kan vara för små företag.
De flesta UK chefer vet att anställda har rätt till minst 5,6 veckors semester under hela året, som för någon arbetar fem dagar per vecka uppgår till 28 dagar - inklusive 8 helgdagarna. Men för personer på deltid, flexibla eller noll timmar avtal, beräkning av semester rätt är inte så rakt fram.
Deltid eller flextid
En kund som ringde mig nyligen var inte säker på om en av hans folk hade nog rätt kvar för den semester som hon hade begärt. Anställde i fråga hade förändrat hennes arbetstid del sätt genom semester året, arbetat ett visst antal timmar under tre dagar per vecka inklusive måndagar, kunde men välja vilka timmar att arbeta varje dag i stället för att ha set start och sluttider. Dessutom krävs företagets holiday policy tre dagar bokas från den totala semester rätten att täcka perioden mellan jul och nyår när affären var stängd. Så det var ett ganska komplicerat att reda ut!
Jag beslutade att det bästa sättet att beräkna det skulle vara det totala antal timmars semester rätten för den aktuella perioden, snarare än dagar som jag skulle ha gjort om hon arbetade fast timmar varje dag. När min klient förstås begäranden logiken i beräkningen han var säker på att han kunde ta itu med framtida själv.
Noll timmar
Detta fall påminde mig om en annan klient vars anställda inte har någon fast timmar alls, men fungerade och när krävs och avslutade månatliga tidrapporter. Han var inte säker på hur man beräknar sin semester periodiserad alls. Jag förklarade att han behövde att multiplicera de totala arbetade timmar i en månad för 12.07%, för att ge mängden semester upplupna under månaden. Det kan antingen betalas i det månadslön eller överföras, beroende på om de hade tagit semester eller inte. Enkel!
Vad sägs om måndagar?
Beräkning av semester kan också vara en utmaning när en del tidanställd inte fungerar normalt på måndagar. Hur du handskas med det faktum att de flesta helgdagarna infaller på en måndag? I detta fall deras totala rätt bör beräknas på grundval av 5.6 veckor om året (med tanke på att en "vecka" i deras fall omfattar 4 dagar eller färre) och de bör tillåtas att ta den proportionellt motsvarar 8 helgdagarna på dagar när de normalt skulle på jobbet.
Vars beslut är det egentligen?
Slutligen, jag minns en indignerad medarbetare klagar att hennes företag hade vägrat en holiday begäran eftersom någon annan hade redan bokat tid av samma vecka. "De får göra det? Är det upp till mig när jag tar semester?"frågade hon. Hon blev mycket förvånad när jag rådde henne att faktiskt arbetsgivaren är helt rätt att tvinga sina anställda att ta semester på bestämda tider och vägra semester önskemål på andra tider. Det brukade vara vardagsmat för fabrikerna att ha en årlig stänga ned i två veckor under sommaren, och många office baserat företag nära under jul/nyår. Anställda i finansiella institutioner inte kan tillåtas att ta semester runt slutet av bolagets räkenskapsår, medan i säsongens företag semester är ofta strängt begränsad under"upptagen" - fråga bara alla retail manager om de kan ta semester på annandagen!
I praktiken kommer att de flesta företag försöka vara så tillmötesgående som de kan för semester önskemål, men de har rätt att säga nej, och anställda ska alltid få semester datum godkänd innan någon fast arrangemang. Nyckeln till att undvika upprörd är att lägga ut företagets alla krav och restriktioner mycket tydligt i en frånvaro från arbete och påminna anställda om det från tid till annan. På så sätt ingen av parterna kommer att behöva tillgripa huvudvärkstabletter!