Skriva e-postmeddelanden som är professionella
E-post är idag livet blod av alla företag. Medan många av oss är bekanta med fördelarna med e-post, försumma de flesta av oss det sätt vi presenterar vår e-post. Som ett resultat kommer vår e-post så grovt oprofessionellt och slarvig. Några tips om följs innan du trycker på "Skicka" knappen skulle garantera omedelbara åtgärder på din e-post och du vill att spendera mindre tid att vara frustrerad.
Starta e-post med en hälsning: e-postmeddelanden som startar utan en hälsning är rent oförskämd och ger fel första signaler. Starta inte din e-post med "Jag behöver er att undersöka den sjunkande försäljningen omedelbart" låter oartigt och oprofessionellt. Starta e-post med "Kära herr A" eller "Hej K," är det bästa sättet att starta ett e-postmeddelande som betyder affärer.
Tacka mottagaren: gör det enkelt och inte gå över styrelsen genom att vara sällskaplig eller översvallande. Ett enkelt "tack" är skarpa och affärsmässigt i stället för "Jag är mest tacksam för din förfrågan".
Uppge syftet: igen gör det i en skarp formellt sätt. Vara tydliga och skriva i små exakta meningar.
Avslutande anmärkningar: Mottagaren har tillbringat tid bort från arbete att gå igenom din e-post. Förmodligen du förväntar dig snabbt svar. En artig "Tack för din co operation" säkerställer snabba åtgärder.
Slutligen
Innan du skriver e-post, tycker om mottagarna av e-post. Blanda inte ihop dem. Behöver du mottagarna att vidta omedelbara åtgärder? Denna person går till fältet "Till".
Är du bara informera mottagaren? Denna person som bara är informeras går till fältet "Kopia".
Du svarar på ett mail? Tryck på "Svara"-knappen. Inte starta en ny mail.
Släpp en antydan i ämnesraden. Använda nyckelord som "Brådskande", "BETALNINGSPÅMINNELSE", "Inte brådskande", "För din kännedom", "svar förväntade" i ämnesraden.
Bevis Läs allt du har just skrivit.
Vissa inte s medan komponera dessa e-postmeddelanden:
SMS Lingo: SMS jargong är okej när du är textning din bästa kompis. Men när du skriver till en blivande kund, sådant språk är oseriöst och ses som oprofessionellt och lättsamma.
Versaler: Skriv inte din e-post med versala bokstäver. Det innebär att skrika på internet.
E-rage: om du har bara skrivit ett e-postmeddelande i ett anfall av ilska, inte trycker på knappen "Skicka". E-rage är en av orsakerna till undergången för företag.
Uttryckssymboler: Emoticons är ett stort "No-No" när du pratar med dina anställda, kunder eller din chef. Motstå frestelsen att använda de små smileys i din professionella e-post. De besegra själva syftet med din e-post.
Undvik att använda informella fraser: medan fraser som "Skål!" och "Lyckönskningar" låta bra med bokstäver som är mycket personligt, för affärsbrev de bästa undviks.
Ovanstående steg kommer att gå långt för att upprätta dina affärsmål genom att fastställa rätt kommunikationskanaler.