Vi fortsätter vår detaljerad granskning av korrekt redovisning metoder genom att granska ytterligare element om de olika typer som kräver konservering, och påföljderna för vårdslöst arkivering.
I-9-formulär
Invandring Reform och Control Act (IRCA) förbjuder hyra av illegala utlänningar. Arbetsgivare är skyldiga att fylla i formulär I-9, invandring och naturalisering Service anställning stödberättigande kontroll Form. De måste innehålla uppgifter om identitet och tillstånd att arbeta för alla anställda. Underlåtenhet att uppfylla dessa krav kan leda till civilrättsliga eller även straffrättsliga påföljder. Även om inte obligatoriskt enligt lag, rekommenderas Spara kopior av bekräftande identifiering och arbete behörighetshandlingar utöver de I-9-formulär.
Poster ska sparas i 3 år efter sysselsättning och ett år efter uppsägning, beroende på vilket som inträffar senare. Posterna bör lagras tillsammans i en gemensam fil eller kollektivt sparade elektroniskt för alla anställda i stället placeras i enskilda personalakter.
Ersättningar till Data
Anställd pension inkomst Security Act (ERISA) övervakar pensionering och andra ersättningar. Arbetsgivare måste bevara poster av Cobra meddelanden, poster som underlag i Sammanfattning plan beskrivningar (SPD), poster som rör rätten till förmåner enligt ERISA och årsrapporter för alla planer.
Poster bör generellt sparas i sex år efter sysselsättning, även om poster avser stödberättigande bestämning för förmåner bör behållas så länge som relevanta.
VARIFRÅN/CFRA
VARIFRÅN (familj och medicinsk lämna Act) tillåter rätt medarbetare till upp till 12 veckor av obetald ledighet inom en 12-månaders period, beroende på särskilda kriterier för medicinska och familj. Allmänna register över begäranden ska förvaras i personalakter. Detaljerna i medicinska krav och detaljer av förfrågningar inklusive diagnos bör placeras i anställd medicinska eller filer.
Relevant dokumentation ska bevaras under en period av 4 år, i enlighet med den varifrån, ADA och CFRA (Kalifornien familj Rights Act).
Medarbetarposter hälsa
Medarbetarposter hälsa inkluderar all dokumentation av droger och alkohol testning poster, pre-employment physicals, jobb skador eller dödsfall (OSHA former 300, 300A och 301), och särskild sjukjournaler.
Medicinska testresultat är konfidentiella och skall förvaras separat från andra poster. Register av någon medicinsk undersökning krävs av OSHA eller som härrör från exponering för giftiga eller farliga ämnen bör bibehållas i 30 år efter det att anställningen. Annars bör anställd patientjournaler sparas i 5 år.
Workers' Compensation
Varje arbetsskada anspråk måste sparas i en fil som innehåller arbetstagarens namn, fordran administratörens påstående nummer, datum för skada, angivande av om fordran är en ersättning eller endast medicinska anspråk, en certifikat av samtycke till självförsäkra vid behov och en anteckning om det har skett ett förnekande.
Dokumentation angående workers' compensation bör behållas för 5 år från dag då skadan eller 1 år från den senaste tid ersättningen levererades till anställde.
Som måste behålla poster?
Alla arbetsgivare är skyldiga att föra register som hänför sig till livscykeln för en anställd och spara dokumentation av statliga och federala föreskrifter uppfylls. Dock finns det vissa undantag baserat på antalet anställda i bolaget. Arbetsgivarna bör kontrollera med deras personalavdelning för detaljer.
Böter och påföljder
Brott mot krävs arkivering praxis kan medföra böter på upp till $70.000 som fängelsestraff som varierar beroende på den specifika brotten. Meningarna är ofta "per incident," som innefattar alla händelser till varje enskild medarbetare i allmänhet.
Sammanfattning
Förstå den statliga och federala sysselsättning lagar att driva arkivering krav är nödvändigt för att uppfylla dem. Skickliga arkivering hjälper också försvara sysselsättning beslut och handlingar och underlätta effektiva human resource management. Begagna dig av human resource konsulter för vägledning och observera smart dokumentation och arkivering för ett organiserat och säkert företag.