En av de viktigaste, och kanske mest missförstådda, alla anställningspraxis är anställd dokumentation. Många statliga och federala lagar, inklusive den Fair Labor Standards Act till avdelning VII i den amerikanska Civil Rights Act, kräver arbetsgivarna att bevara medarbetarposter för en fastställda tidsperiod. Utöver offentlighetsprincipen frågor såsom löner och timme information, dokumentation om medarbetaren prestanda, kommunikation med kunder eller leverantörer, är I-9-formulär och anställd lönelistor också avgörande, att tillhandahålla rättsliga bevis vid nödvändighet.
Många arbetsgivare inser inte vikten av dokumentation. Händelser som inte dokumenteras kommer att betraktas som icke-händelser, som om de aldrig inträffat. Även arbetsgivare som förstå vikten av att poster gör inte alltid tillräcklig insats för att upprätthålla tillräcklig dokumentation för att försvara sig bör behovet uppstår. Arbetsgivare kan hamna i domstol, passionerat hävda att de talade med deras anställda angående en viss fråga vid flera tillfällen, utan några bevis till stöd för sitt påstående. En klok arbetsgivare kommer att ägna tid och ansträngning mot god dokumentation.
Värdet av dokumentation
Dokumentationen presenterar konkreta bevis för data, fakta och åtgärder vid undersökningen, skiljeförfarande eller rättegång, som ger skydd till både företag och anställda. Dokumentation erbjuder bevis att beslut angående medarbetarens status byggde enbart på arbetsprestation och andra relaterade frågor. Däremot skyddar dokumentation anställda från falska påståenden från tillsyn när det gäller prestanda misslyckande.
Vad är dokumentation?
Dokumentationen är den formella rapporteringen av utvärderingar, observationer, händelser och fakta i en viss situation eller kommunikation. Den kan omfatta videoband, ljudinspelningar och liknande, även om den vanligaste formen av dokumentation är det skrivna ordet.
Dokumentation generellt kräver inte en anställds underskrift, utom i särskilda fall som vid mottagandet av en handbok, utbildning eller möjligen en disciplinära varning.
När du vill dokumentera
Chefer bör ta omsorg vill registrera händelser så snart som rimligen möjligt. Studier visar att en persons minne börjar blekna eller ändra så snabbt som 15 minuter efter en händelse framkommer. Dokumentation registreras omgående kommer att betraktas mer trovärdig och pålitlig.
Delar av dokumentation
Dokumentationen bör omfatta den dag då händelsen inträffade, dokument-skriva datum full namn och titlar av de inblandade parterna. Chefer bör registrera ett brott som bevittnat eller typ av händelse observeras, inklusive kopior av bevis och tillhandahålla relevant information.
Mål och specifika
I inspelningen dokumentation bör man försöka vara mycket specifik, men ändå vara helt objektiva, noga med att hålla sig till fakta. Chefer bör undvika överdrifter och undvika "yttranden." "Jake undvikit alla ögonkontakt under mötet" är en objektiv beteende observation, medan "Jake tycktes lurar mig," skulle anses vara ett yttrande saknar belägg.
I vår nästa post, kommer att vi klargöra vilka situationer och händelser kräver dokumentation och sätta fingret på vanliga dokumentation misstag värt att undvika.