Genomföra ett disciplinärt möte kan vara knepigt och det är viktigt att få förfaranden rätt. Det finns gott om vägledning till arbetsgivare om disciplinära frågor, inklusive JKS Guide till disciplin och klagomål - men det är 88 sidor lång, och du kanske inte har tid att läsa allt. Så är här en checklista för hur man handskas med disciplinära situationer.
Beroende på om påståendet är en av tjänstefel (bryta reglerna) eller dåliga resultat (t.ex. inte slå mål), kontrollera bestämmelserna i det relevanta förfarandet. I vissa företag, dålig prestanda hanteras inte under det disciplinära förfarandet, men enligt ett förfarande för kapacitet, så se till att du vet vilka ska följa
Hänsyn till hur allvarlig påståendet besluta att avbryta anställde med full lön medan undersökningen sker - detta bör inte ske rutinmässigt, men bara när det absolut behövs, t.ex. När undersöka ett påstående om mobbning eller trakasserier där personens fortsatt närvaro på arbetsplatsen kan hindra undersökningen. Fjädring med full lön är inte en disciplinär påföljd och innebär inte att du tror personen att vara skyldig till brottet
Ordna en senior person att genomföra en utredning fakta - detta kan innebära att intervjua vittnen (få dem att underteckna skriftliga uttalanden, om det inte finns en mycket bra anledning för att acceptera anonyma bevis), och kontrollera dokumentär- och andra behörighetsbevis (t.ex. e-post, CCTV bilder). I ett mycket litet företag kan det inte finnas en annan ledande person, så det kan vara till dig
Hänvisa till din förfaranden för att avgöra vilka regler verkar ha brutits
Kontrollera personens fil för att se om några andra disciplinära varningar har införts som fortfarande är "aktiva"; Detta kommer att påverka ditt beslut på vilken sanktion är lämpligt om fallet bevisas
Skriva inbjudande personen till ett möte. Samt tid och plats och som kommer att närvara på mötet, brevet ska berätta för personen: att det är ett disciplinärt möte
arten av påståendet (dvs. vilka regler de påstås ha brutit)
att de har laglig rätt att åtföljas av en kollega medarbetare eller fackliga representanten agerar som en följeslagare (även om du inte erkänner en Union på din arbetsplats)
Om det finns vittnesmål, bifoga en kopia av dem till punkt och pricka. Om så är lämpligt, kan du samla uttalanden tillsammans i ett enda dokument för att bevara anonymiteten av vittnena
Om den valda följeslagaren inte är tillgänglig på den föreslagna tidpunkten för mötet, du måste skjuta upp det för upp till 5 dagar. personen kan även välja en annan kamrat
Ordna någon neutral för anteckningar, om möjligt. Om du har till ta noterar själv kommer att det sakta ner förfarandet avsevärt
När personen anländer, upprepa att det är ett disciplinärt möte och att de har rätt till en kamrat. Om det finns någon kamrat, anteckna detta faktum
Förklara rollerna för de olika personer som är närvarande:
Du är det som representerar företaget och du kommer att lägga fram bevis och ställa frågor för att komma fram till sanningen
Note taker är de viktigaste punkterna i mötet
Anställde är det att försvara sig, vara som att förneka påståendet eller förklara eller motivera sina handlingar eller erbjuda förmildrande bevis
Följeslagare (om sådan finns) är det att ge den anställde moraliskt stöd, och kan lägga till egna kommentarer till stöd för anställde, men tillåts inte att svara på frågor för den anställdes räkning
Börja med beskriver påståendena och bevis från undersökningen
Inbjuder medarbetaren att svara
Ställa frågor som behövs för att klarlägga den anställdes position och utmana alla uttalanden som är oförenliga med bevis
Anser någon bevisning som anställde kan ha fört längs
Inbjuder den kamrat att lägga till några kommentarer
Ajournera mötet fundera på vad du har hört. Ta hänsyn till personens meriter när når ditt beslut - ett stadigvarande gärningsmannen kan behandlas mer allvarligt än någon med en tidigare opåverkad post. Om det inte är ett klart fall av grova tjänstefel (t.ex. stöld, våld etc.) är det ovanligt att avfärda någon för ett första brott
Sammankalla mötet, antingen samma dag eller på en annan dag, beroende på om någon ytterligare utredning behövs med tanke på vad du har hört. Meddela anställde av ditt beslut, och som kommer att medfölja noterar av mötet en skriftlig bekräftelse på ditt beslut. Påminna anställde rätt att överklaga dina beslut
Skriva ett brev som bekräftar beslut du har gjort, vare sig det är införandet av en disciplinära varning eller några andra sanktioner (e.g. degradering, avstängning utan lön för ett antal dagar etc. - men bara om ditt avtal och regler tillåter sådana sanktioner) eller bekräftelse av det faktum att inga disciplinära sanktioner kommer att tillämpas
Bifoga anteckningar från mötet till punkt och pricka. Se till att brevet påminner anställda