Man spelar en viktig roll i förvaltningen av något företag. Ett omfattande utbud av information om anställda måste bevaras av många skäl. Detta innefattar möjligheten att underlätta den effektiva förvaltningen av mänskliga resurser, att försvara sysselsättning beslut när behov uppstår, och att följa många federala och statliga lagar.
Alla poster måste upprätthållas för en obligatorisk lägsta antal år. Tiden olika från dokument till dokument, men i alla fall, arbetsgivarna bör se till att posterna förvaras på en säker plats som endast är tillgänglig för auktoriserade personal. När tillåtet att kasseras, försiktighet bör iakttas att de destrueras på ett lämpligt sätt, antingen genom fragmentering, helt radera från digital lagring eller på annat sätt.
Följande är en detaljerad analys av de olika rekordhöga kategorier som kräver konservering:
Hyra poster
Hyra poster omfattar externa annonser och interna bokföringar för öppna positioner, jobb ansökningar in till arbetsförmedlingar, återupptas, applikationer, intervju utvärderingar, pre-employment provningar och kontroller som referens. Poster för en individ som en bestämmer att anställa bör lämnas in sina personalfiler. Om en arbetsgivare inte anställa enskilda, bör de lagrar uppgifter i ett sökande.
Handlingar som gäller hyra poster bör hållas i minst 2 år efter att anställningsförhållandet har ingått, som drivs av avdelning VII, FEHA, ADA och ADEA.
Anställdas personalakter
Anställd personal filer bör omfatta medarbetarens befattning, klassificering och beskrivning. Filen ska också innehålla de brev jobberbjudande, prestanda observationer och utvärderingar, kampanjer, degraderingar, närvaroregister, tjänstledig meddelanden, disciplinära meddelanden, överföringar, uppsägningar och påminner, utbildning, testning (inklusive certifikat), begär för rimliga logi och bekräftelser för företag, politik och handbok mottagandet.
Filerna personal bör bevaras i ett exceptionellt säkert läge för en varaktighet av tre år efter uppsägning av anställningen.
Medarbetarposter löne
Medarbetarposter lön omfattar löne beräkningar tabeller, bit priser, individuell anställds timmar och dagar, tiden kort, SKIFT scheman och eventuella poster att klargöra löner mellan könen.
Arbetsgivarna bör bevara medarbetarposter lön för minst 4 år, i enlighet med Kalifornien Labor koden, EPA (lika betala Act) och FLSA (Fair Labor och Standards Act).
Löneposter
Löneposter består av namn, födelsedatum, adress, SSN, jobbdefinitionen, termer och villkor för sysselsättning, priser för lön, avtal som unionen och anställd, barnarbete certifikat och meddelanden, början och slutet av varje arbetsvecka, totala dagligen och betala perioden timmar, totala löner betalas varje lön, nettolöner och avdrag, måltid perioder och split-shift scheman.
Löneposter bör behållas i minst 4 år efter uppsägning av anställningen.
Anställd lögndetektor Test
Om medarbetaren lögndetektor Protection Act (EPPA) begränsar allmänt rutinmässig användning av lögndetektor tester, används de då och då som en anställd stöld utredning.
Lagen kräver arbetsgivarna att spara en kopia av meddelandet levereras till anställda som anger skälet för testning, händelsen under utredning, förlusten utstått av arbetsgivaren, meddelandet levereras till en lögndetektor examinator namnge den person eller de personer som skall undersökas, arten av den anställdes tillgång till den person eller egendom under undersökningen och all dokumentation som avser den faktiska testning.
Ett uttalande som hävdar att en examen begärdes kan placeras i personal-filer, men de återstående relaterad dokumentation bör förvaras i ett konfidentiellt och separata register i minst 3 år.
Vi rekommenderar alltid med dessa känsliga och komplexa arbetsrätt, är det bäst att rådgöra med en professionell mänskliga resurser consulting företag eller specialist att granska politiken och bekräfta är din redovisning metoder i överensstämmelse.
I vår nästa artikel, kommer att vi fortsätta vår undersökning av de olika poster som kräver konservering, granska undantag från standard arkivering praxis och upptäck konsekvenserna av försumlig arkivering.