Oavsett den enorma tillväxten av sociala medier står E-post fortfarande som en av "De Facto" verktyget för företagskommunikation. Enligt en färsk undersökning som mer än 300 miljarder e-postmeddelanden sänds över hela världen nästan dagligen. Men användningen av e-post är också inte utan problem. Det ökande antalet e-postmeddelanden är normalt ostrukturerad och även okontrollerade, men de kan innehålla viktig information för ditt företag och organisationer. Och det är där vikten av att lagra e-postmeddelanden kommer in. Fortfarande, helt enkelt säkerhetskopiera e-post eller lagra dem är inte tillräckligt eftersom i dagens rättegång vänlig värld, du behöver också veta rätt sätt att lagra och behålla e-post så att du kan producera dem närhelst det finns ett akut behov. Och det är precis när du behöver en robust moln lagring säkerhet att ta itu med de tre betydande utmaningarna för e-post användning såsom lagring, regelefterlevnad och intern hantering, utan att gå djupt in i de andra associerade komplikationerna av hantering och underhåll av en egen e-postarkivering system.
En offsite e-arkiv är således kategoriskt för att fånga hela spannet av verksamhet som utgör några specifika projekt. I själva verket kan således detaljer, som presenteras i en viss e-posttråd skissa en total bild av projektet, direkt från beslutsfattandet, till uppkomsten av en marknadsföringskampanj, från design utvecklingen av en viss produkt till dess livscykel. Enkelt uttryckt, i ett antal sätt e-arkivet vanligtvis representerar IP av någon organisation. Onödigt att säga dessa organisationer bör ha förmågan att göra e-post trådar tillgängliga när det finns något akut behov därav en molnbaserade e-arkiv lösning står som en av mest eftertraktade lösningar. För att underlätta, förenkla åtkomst, lyhörd sökverktyg och även tillgång till data i oupphörlig står som elementära delar av arkivering värdlösning.
Moln lagring säkerhet också roll ganska häpnadsväckande i avskärmning immateriella. Snabb tillgång till arkiverade och autentiserade e-dokumentering hjälp faktiskt bekräftar patent anläggningen.
Det finns ingen förnekande av det faktum att dagens affärsmiljö kräver således en smidig och effektiv meddelande arkivering system som är kostnadseffektiv och också lätt tillgängliga. Sömlös sökfunktioner samarbetat med effektiv hämtning anläggning för att tillfredsställa regleringsbehov har nu blivit behovet av timmen.
Men att välja bara några e-arkiv lösning är till någon nytta därav organisationar behöver att vara selektiv när det kommer till att välja den bästa e-arkiv lösningen på molnet
Här är några tips-
Ta en titt på tillämpningsområdet för arkivering: ta en närmare titt på arkivering räckvidd bo från de ineffektiva. Överväga huruvida lösningen klarar av att lagra och hämta alla e-komponenter, inklusive versioner, bilagor, kopior och metadata.
Tänk på ergonomi och design av apparaten: arkivering lösningen passar i sömlöst med dagliga arbetsflöde och med andra program, som du banken om? Till exempel, om du utbyta meddelanden med Microsoft Outlook, välj sedan en arkivering anordning som kommer att kunna arkivera meddelanden och söka efter andra tidigare meddelanden i Outlook.
Skalbarhet: E-arkiv lösningen som du väljer bör kunna skala dynamiskt för att ta emot större volymer av meddelanden, ytterligare användare, nya myndighetskrav, samt förändringar i organisationsprofiler.
Tillgänglighet: Tillgång till innehållet i arkivet bör också vara tillgängliga för alla legitima användare från var som helst och när som helst.