Tidigare dagar hade människor lovar sin boskap, tillhörigheter eller byta dem i en transaktion av något slag. Sedan kom det en tid, när människor tog "ordet" av löftet i en transaktion. Detta följdes av några memoarer som var "lovat" fram till tiden för transaktionen. Men alla dessa lägen fungerade eftersom antalet transaktioner var antingen begränsat eller "hanterbara". I nutid anses varje interaktion en transaktion - din regelbunden interaktion med dina affärspartner, en kollega, någon på kontoret skafferiet eller även med dina familjemedlemmar. I ett sådant scenario, hur du tar Obs och försiktighet av sådan transaktion? Svaret är dokumentation.
Fördelarna med dokumentation
Fördelen med bra och aktuell dokumentation är mångfacetterat:
a. tjänar som bevis för den transaktion som avrättades.
b. påminner parterna i transaktionen & detaljer.
c. åtgärder talat är bättre dokumenterade i spårningssyfte.
d. lätt till överlämning - framåt eller ned till nästa nivå.
e. bildar ett historiskt rekord.
Hittills har man hänvisning till personliga dokument. Nu, det blir en snabb genomgång av hur företag och organisationer följa denna praxis. Organisationer följde tidigare en praxis som liknar vad har definierats ovan. Det fanns skuldsedlar, löften, etc. Nu om du vill köpa en vara, finns det massor av handlingar som kommer in i bilden som produktblad, inställningsguiden, drifthandboken, garanti papper, den slutliga fakturan, etc. Likaså om du letar efter en service, antalet artiklar som du skulle behöva fylla i skulle vara alltför många - en erfarenhet beskrivning, kravet att motiverade behovet av service, etc.
Hur får dokumentation komplicerat?
Om du tittar på att köpa en fastighet, skulle dokumentationen bli hög. Den bakomliggande orsaken till all dokumentation är enkel - typ, komplexitet och antalet transaktioner som är inblandade. Som du kan begripa, i ett fastighetsköp, antalet transaktioner som är inblandade är många och varje med sina egna komplexitet. Det förklarar mängden pappersarbete som går in i varje transaktion.
Eller kan du titta på förfarandet i ansöker om ett lån eller kreditkort. Här kan transaktionen vara mindre för sökanden. Transaktionen komplexitet blir emellertid multipliceras när ansvar går upp. Ansvar för lån eller kort providern är hög. Därför dokumentationen blir viktigt och nästan den avgörande faktorn.
Efter överenskommelse alla av detta och med din egen erfarenhet, kommer du att inse vikten av att dokumentera transaktioner - de kritiska, mindre eller ens triviala.