Genomföra strategier för hantering av dokument, måste du göra övergången en smidig en. Professionella företag som handlar med office automatiseringar kan vara till stor hjälp. När du tar dem ombord, kommer de först undersöka dina behov. Kommer de att kunna utveckla ett antal lösningar. Slutligen, att ansvaret på dig att genomföra deras rekommendationer. Detta innebär att investera i utrustning som skannrar och servrar. De kommer också att bedriva utbildning för att medvetandegöra dina stavar på processer som scanning, lagring och hämtning av dokument. Du bör också skapa regler för att hantera.
Identifiera och fastställa användare: identifiera vilka enheter använder pappersdokument mest. Bedöma hela organisationen och identifiera en eller flera enheter vars verksamhet är intensiv. I de flesta fall, mänskliga resurser, Leverantörsreskontra är kredit kontroll och mottagning områden sådana platser. Många dokument passerar dessa områden. Genom att starta genomförandeprocessen här, kan du följa de områden som behöver fine tuning innan expanderar till hela organisationen. Du kan även mappa dessa områden för automatisering av arbetsflöden.
Bestämma vem som ska ge tillgång till skannade dokument. Vissa handlingar är känsliga i naturen. Det är essensen av dokumenthantering. Du har inte råd att lämna dem i fria för alla att läsa. Detta kräver en plan på hur säkra sådana dokument. De människor som gör fakturering bör till exempel inte har tillgång till personal poster på HR. Därför, med samråd, bestämma vem som ser vad. Du bör också göra ett beslut om huruvida dessa handlingar kan nås när som helst på dagen eller natten. Du kan begränsa detta till arbetstid endast.
Kartlägga ditt arbetsflöde mot tillgängliga resurser: kartlägga företagets arbetsflöde. Fatta ett beslut om att centralisera document scanning eller inte. Vid en stor organisation med filialer över hela stan, eller i andra regioner, avgöra hur de kommer åt dokumenten som kommer att hjälpa dem att utföra sina dagliga funktioner. Automatisering av arbetsflöden är ett annat viktigt område. I stället för användare att göra beslut på hur till dirigera dokument, skapa regler och placera till exempel använder fakturabelopp i tak.
Överväga om du har tillräckligt med personal för att dokument scanning arbete. Kom ihåg, de har sina regelbundna dagliga arbetsuppgifter. Men i situationer där du har ett fullt sträckt team, är bästa att lägga ut tjänsten. Alternativt kan du ha dokumentet management solutions provider skapar du ett hybridsystem.
Genomföra: Entreprenad laget kan börja med dessa dokument i BackOffice, det vill säga de i arkivskåp och dokument lådor. Från deras sida skannar ditt lag vad som för närvarande kommer i enligt automation arbetsflödesregler. Efter att lösa alla de ovanstående frågorna, kan du nu gå in i förhandlingar med en potentiell leverantör. Ge dem ett flödesschema som beskriver affärsprocessen. Diskutera dina brister, om någon och de åtgärder för att lösa dem. Elektroniska formulär (E-blanketter) är en viktig del av detta projekt. Alltid gå för en skräddarsydd lösning inte en som företaget A eller B använder.