Jag har ett mycket stort arkivskåp och jag hatar arkivering. Varje dag, är jag överösta med ny e-post, skräppost, räkningar, medicinska journaler, broschyrer, manualer, skolarbete, investeringar. You name it. Dessa papper hamnar staplas i högar på min arkivskåp. Jag berätta alltid själv, "I morgon, jag ska ta hand om detta." Du vet hur det går. I morgon aldrig kommer.
Att vara en techy nörd, jag bestämde mig att se om jag bara kunde förvara alla mina dokument på min Mac. Hårddiskutrymme är så löjligt billigt att det har potential att verkligen förändra hur jag behandlar min papper tsunamin.
Jag försökte ett antal möjliga lösningar. I stället för att tråka ut er med mina försök och misstag, ska jag ge dig vad jag kom med. Känn dig fri att anpassa vad jag visar dig här som passar dina egna behov.
Till att börja med behöver du en Mac. Tja, yo u behöver egentligen inte en Mac men denna guide handlar om att göra detta med en Mac. Om du har en PC, tyvärr, du måste leta någon annanstans.
Att få papper till Mac
Bra, så när du klarat det första testet. Du har en Mac. Nu måste du få papper i din Mac. Det finns ett par olika sätt du kan göra detta.
Smartphone
Jag började experimentera med min digitala dokumentskåp med hjälp av min iPhone. Jag skulle ta ett foto av ett dokument och lagra den på min Mac. Om du bara spelar och redan har en iPhone kan du göra allt jag kommer att visa dig. Den enda nackdelen är scanning hastighet och kvalitet.
Allt i ett-skrivare / flatbäddsskanner
Det finns en båt belastning av alla i en skanner på marknaden. De kommer vanligtvis gör ett ark i taget på en flatbäddsskanner. Den något mer highend som kommer att göra dubbel dubbelsidiga blad och har en dokumentmatare. Jag använder en Canon-skrivare (TK) som fungerar ganska bra och gör ett ganska bra jobb med skannar dokument. Återigen är den största nackdelen med denna hastighet.
En helhet på dokumentet Scanner
Detta är den Mac-pappa om du ska gå papperslös. Dessa skannrar är utformade för att skära igenom högar av dokument som smör. Det finns några på marknaden. Jag har själv tittat på snygg skannern och Fujitsu Scanner. Båda dessa kommer att klippa din värld. De kan skanna upp till TK sidor per sekund.
För min digitala dokumentskåp använder jag snyggt skannern.
Programvara
För den enklaste setup slipper du investera mycket i programvara. Om du går med något av de skannrar som jag nämnde ovan, kommer de med programvara för att få papper i din Mac. Förutom att mjukvara för arkivering du behöver några saker.
Dropbox
Dropbox är ett konstigt. Om du inte har det installerat ännu på din Mac är du verkligen miste. Dropbox skapar en mapp på din Mac. När du använder din Dropbox-mapp visas filerna magiskt på någon annan enhet som är ansluten till ditt Dropbox-konto. Det är ett häftigt sätt att dela filer mellan Mac, iPhone och iPads.
Annan valfri programvara
Denna programvara är inte nödvändigt men det kommer att göra ditt liv lite enklare. Jag ska ge er en kort beskrivning av varje här. Senare, när vi talar om arbetsflödet kan vi gräva i hur man använder var och en.
Hazel
Tror av Hassel som din assistent. Hassel Bevakningsmappar och vidta åtgärder på filer baserat på regler. Jag använder det att titta på för filer med vissa filer namn och automatiskt fil dem till lämpliga platser i min digitala dokumentskåp.
TextExpander
Text Expander är ett verktyg som gör att du kan skapa kortkommandon om du vill duplicera repetitiva uppgifter. Till exempel om du befinner dig en hel del att skriva din adress, skapa en Text Expander snutt som addr sedan, när du skriver addr, Text Expander kommer att ersätta det med din fullständiga postadress.
GoodReader
Om du har en iPad, är Goodreader en awesome verktyg för att visa alla PDF-filer kommer du att skapa och lagra i din digitala arkivskåp. Det är en av dessa schweiziska armé kniv iPad apps som jag bokstavligen använder varje dag.
Prep-arbete
Innan vi börjar digital arkivering, låt oss få våra system etablerad. Om du inte redan gjort det, installera Dropbox och skapa en Dropbox konto.
Skapa en mapp som heter "1 skannar" i din Dropbox-mapp. Detta kommer att fungera som din inkorg. Jag använder nummer 1 i rubriken så att den visas alltid överst på min sorterad lista. Detta är särskilt användbart när du använder detta på din iPad och iPhone.
Skapa en "Poster" mapp i Dropbox. Detta är din arkivskåp. När mappen har skapats, organisera det hur som helst du vill. Här är den struktur som jag använder. Registrerar personliga filmapp (dvs medicinsk)
Känn dig fri att använda oavsett struktur som du tycker fungerar bäst för dig. Gå inte för galet med kapslade organiserade mappar though. Varför? Tja, kom ihåg detta är ett digitalt system. Du kan använda Spotlight för att söka efter alla dokument som du vill.
Om du använder den snygg eller Fujitsu skannrar som programvaran levereras med optiska karaktär recogniztion programvara (OCR). Denna programvara kommer att konvertera den skannade bilden till själva texten som indexeras av systemet. Så, snarare än bekymmer om var din senaste telefonräkning, brand upp Spotlight och skriv 2013 April Verizon och