Ключевой элемент в эффективном управлении данных является общая карта для данных а данных бизнес-модели. Производственная компания никогда не будет думать о строительстве нового продукта без детальной разработки и используя детали из существующих продуктов и, где это уместно. То же самое верно для данных. Объекты данных, например клиентов, порядок, продуктов, поставщиков, рынка и работника, являются аналогом компоненты проектирования продукта. Так же, как детальный план для продукта показаны отношения между компонентами, модель данных показывает отношения между сущностями данных.
Модель данных показывает правила, в которых действует организация, такие, как ли заказ клиента должен быть связан с продавцом, работник должен иметь номер социального страхования, или максимальное количество подчиненных для руководителя.
Моделирование данных включает в себя методологию и нотации. Методология включает в себя шаги, которые используются для идентификации и описания организационных данных сущностей, и нотация — это способ показать эти выводы, как правило графически. Руководители должны быть непосредственное участие в этих методологиях застраховать планируется что нужные данные для включения в организационной базы данных и что необходимые бизнес смысл захватили и хранятся данные. В нижеследующих пунктах представлены несколько возможных методологий, но читатель отсылался к текстам на управления базами данных для детального обсуждения нотаций моделирования данных.
Модель сущность связь является наиболее общепринятой нотации для представления потребностей в данных в Организации. Он состоит из сущностей, или вещи, о которых собираются данные; атрибуты, реальные элементы данных, которые должны быть собраны; и отношений, соответствующих ассоциаций между организационными подразделениями. Модель может иметь атрибуты клиента фамилия, имя клиента, клиент улица, город заказчика, и так далее для представления данных, записи о каждом клиенте. В силу своего характера нетехнических ERD является очень полезным инструментом для содействия коммуникации между end users, которые нуждаются в данных и базы данных дизайнеров и разработчиков, которые будут создавать и поддерживать базы данных. Однако ERD не является достаточным для документирования данных потребностей.
ERD является лишь частью метаданные или данные о данных, необходимых для однозначно описывают данные для предприятия. Метаданные документов смысл и все бизнес-правила, которые регулируют данные. К примеру некоторые метаданные о атрибут имя клиента будет определить этот термин, заявить его свойства, например максимальную длину и тип данных (буквенно-цифровых символов), которое может иметь значение этого атрибута, является ли каждый клиент должен иметь имя храниться в базе данных, является ли имя можно изменить в стоимости со временем, можно ли несколько экземпляров имя, и кто имеет права войти и изменить имя. Эти правила метаданных происходят из природы Организации, поэтому бизнес-менеджеров, как правило, источником знаний для разработки этих правил. Вы можете приобрести бизнес-правил и метаданных хранилища программных систем, чтобы помочь вам управлять обычно тысячи элементов метаданных в Организации. Бизнес-правило, программное обеспечение, как правило, охватывает больше правил, чем только те, которые касаются данных (например, правила, которые регулируют, когда определенные бизнес-процессы должны быть использованы или которые управляют как процессами
сделали).