Любой, кто был вовлечен в процесс eDiscovery для случая понимает, что он может быть сложным, длительным и требует участия нескольких человек от кросс функциональных команд. Отсутствие сотрудничества между различными командами, может привести к серьезные последствия, такие как дополнительное время и затраты, дублирования усилий и потенциально не общения критические замечания.
Даже несколько лет назад, большинство документов существует в виде бумаги и процесс обнаружения будет включать через этот документ, наряду с дополнения запроса, для рассмотрения имеющихся электронных данных. Поскольку мир развивается, все больше и больше документы хранятся в электронном виде и обнаружения обычно начинается глядя на электронной информации.
Сотрудничество играет важную роль в процессе eDiscovery. После того, как был определен источник информации, следующие шаги включают сбор выводы и делая их презентабельно, легко понять и конкретные задачи. Это требует постоянного обзора, обработки и анализа, а также самые дорогие стадии процесс eDiscovery. В зависимости от источника информации расходы на процесс рассмотрения может быть до 80% от общей стоимости eDiscovery.
Есть новые технологии, которые могут помочь ограничить эти расходы и рационализировать стадии рассмотрения:
Full-Text Search и обширные
В полнотекстового поиска поисковая система рассматривает все слова в каждом документе хранимой, как он пытается сопоставить критерии поиска или слов, предоставленных пользователем. Навигационных полнотекстовый поиск позволяет пользователям активно обзор/фильтр поиска коллекции метаданных и категорий, которые были извлечены из индекса. Ключевых слов может затем передаваться клиенту просмотра документа, что позволяет команде быстро определить контекст в матче, дальнейшего повышения эффективности процесса включения и исключения файлов.
С удаленного доступа для просмотра документов
Унифицированный просмотр документов может упростить процесс обзора eDiscovery, позволяя пользователям просматривать документы прямо в браузере без необходимости установки дополнительного программного обеспечения или элементы управления ActiveX на компьютере клиента. Типичный случай правовой может включать несколько различных типов документов, будет рассмотрен в ходе процесса рассмотрения, который потребуется для использования нескольких средств просмотра для различных форматов файлов. Одна из экономически эффективных стратегий для корпораций с системой управления корпоративным информационным содержимым (ECM) следует выбрать мультизадачность зритель, который может использоваться как инструмент ежедневного доступа документа для сотрудников. Же зритель может затем использоваться как родной зритель во время усилия eDiscovery. Тонкий клиент просмотра или просмотра документов нулевой след HTML5 позволяет удаленный мобильный доступ кем участвующих в проекте, например удаленный правовой помощи.
Аннотации, наценок и редакций
Аннотации имеют решающее значение для процесса eDiscovery. Типичный зритель следует включить аннотации, такие как освещение, цветовое кодирование и текстовые заметки, чтобы создавать и отображать документы хранятся не только в форматах TIFF, JPEG или PDF, но и в родной форматах, а также файлы MS Office или электронной почте. Оригинальная версия документа сохраняется, в то время как аннотированный версий может быть обновлена и совместно на протяжении всего процесса eDiscovery. Модуль исправления позволяет редакций быть «сожгли» для документов, эффективно удаление основной текст конфиденциальных и производить иначе индексируются и для поиска PDF документ. Интуитивно понятный графический интерфейс позволяет пользователю выбрать текст или определить область документа, чтобы быть окончательно отредактированный из документа. Сильный аннотации система может использоваться в автоматическом режиме изъять областей содержимого на основе местоположения, результаты поиска или другие правила.
Управление цифровыми правами
Управления цифровыми правами (DRM) позволяет документа разрешения, назначаемые на уровне пользователя. Интеграция этой процедуры в обработчик просмотра упрощает процесс разрешение и запрет печати, сохранения, примечания и исправления, без изменения оригинала юридического документа на основе потребностей каждого пользователя,. Путем добавления элемента управления цифровыми правами в документе вы можете сделать документ доступным только для чтения и управления печати, навигация, Пан управления и экономии в рамках Рабочей группы, по департаментам, или с партнерами и поставщиками за пределами брандмауэра.
Заключение
Процесс обзора зависит от рецензирования и протокол настроить адвокатом. Однако использование этих новых технологий может помочь современные электронные судебного процесса, сэкономить деньги и помочь включить онлайн аналитика, обработка и ускорить взаимодействие с данными.