Я пишу много о преимуществах безбумажного бюро, безбумажного процесса - я написал блог на прошлой неделе, Going Безбумажный - от индивида к бизнесу и на предыдущей неделе писал о хранение документов - юридические требования и как решить вопрос бумага гора.
И бесспорные преимущества преобразования бумажных документов к электронным: есть вопросы Грин и окружающей среды, сокращение складских расходов, аспекты безопасности сохранность документов от огня и повреждения водой, соблюдения преимущества электронного хранения приносит - плюс сотрудники имеют доступ 24/7 к документам, они должны делать свою работу.
I доклад о организации перехода к безбумажной системы. В марте, было объявлено, что министерство юстиции вводит в действие использования преступной eForms и что с 1 апреля 2013 года будет больше не принимает бумажные версии.
Буквально на этой неделе статья появилась в ComputerWeekly сказал что количество британских сил полиции были перемещения бумажных процессов с широкой общественности к онлайн и, начиная с огнестрельным оружием лицензирование - их заголовок «полиции Великобритании начать рвать вверх Диккенса транзакций процессы», с Dickensian ссылка на комментарий директора из ресурсов Великобритании полиции Мэтью Беннайоном-Pedley в текущей системе. Пока 38 силы распространилась по всей Англии и Уэльса проявили интерес и говорят быть в первый раз, есть группа полицейских сил вместе, чтобы перейти к электронной коммерции решение без направления от правительства.
Иногда преобразования бумаги в электронных рассматривается как самоцель - но выгоды от going Безбумажный так намного больше, чем просто хранение и доступ к аспекты. Автоматизированный документооборот упрощает обработку, укрепление процесса время цикла и приносит целый ряд BI (business intelligence) и управления информации выгоды.
И еще многие организации, как представляется, отсутствует этот трюк - AIIM недавно сообщили о выводах исследования бумаги, подчеркнув, что более половины опрошенных организаций заявили, что они перепечатанные данных из отсканированных изображений. Это как AIIM, означает, что работник фактически печати электронного документа, из которого rekey данных для создания дальнейших электронного документа, со всеми сопутствующими временнóй элемент и риск mis-keying недостатки.
Автоматизированное извлечение данных, такие как через OCR (оптическое распознавание символов) и штрих-кодов технологии, можно определить основные данные из любого исходного документа формата - Word, PDF-файлы, письма - и извлеченных данных проверяется по организации ERP, управления корпоративным информационным содержимым или другие хранилища информации.
Документы могут затем направляться в соответствующие лица/отдел или для соответствующих действий. Захваченные информация может также использоваться для автоматического обновления линии бизнес-приложений.
Автоматизация некоторых из обработки листья персоналу сосредоточиться на более стратегических задач, с обработкой, настроенные для удовлетворения бизнес-правила и политики. Улучшенная безопасность приходит от того определить разрешения доступа, и эскалации стратегии могут быть встроенными.
С гораздо большей видимости и управления всей обработки, отчетности и BI средства также предоставляют расширенные возможности управления и аналитическую информацию - и наконец данные могут быть размещены автоматически для любой линии бизнес-системы, ERP, людских ресурсов или CRM приложения, через бесшовные интерфейсы.
Весь бизнес-процесс является более эффективным, и расходы прийти вниз. Например, Организации, автоматизации обработки счета, регулярно сообщать возврат по инвестициям между 6-12 месяцев.