Имея дело с горы бумажных документов может быть одним из самых больших проблем, стоящих перед Организацией. Бумажные документы являются дорогостоящими для обработки, может быть неправильно или потерял, и далее вниз по линии возникают вопросы относительно хранения.
Количество типов документа имеют срок хранения определяется законом,-многие из тех, кто был в сфере финансов являются примером. Счета-фактуры и НДС связанные документы должны храниться на шесть лет и детали PAYE, заработной платы и подоходного налога записи для трех. HR (людские ресурсы) должны обеспечить аварии отчеты хранятся в течение трех лет и записи, относящиеся к медицинским вопросам имеют различные длины для хранения указан.
Некоторые отрасли имеют свои собственные сроки определенные хранения для документов. GPs требуются для хранения записей до 10 лет после смерти пациента (или после того, как пациент покинул Великобритании,), если они остаются в Европейском союзе.
Но Кроме того, каждая организация будет иметь свои собственные потребности хранения бизнес документа.
Задача - хранение бумажных документов является дорогостоящим, а также трудно управлять
Сколько ценной площади вашей организации должны выделять картотечные шкафы - и шкафы, часто содержащих документы, которые могут даже никогда не рассматривать снова до тех пор, пока вывезли в быть уничтожены в конце срока их хранения? Как насчет тех документов, которые требуют доступ на некоторое время? Как долго ваша команда счетов кредиторской задолженности (AP) тратят укоренения в картонные коробки поиска для этой призрачной счета? Неважно время задержки и расходы в запрос и чеканка вверх доставка отправлений, Архив внеофисной.
Тогда есть конфиденциальности и безопасности, вопросы защиты данных, и обусловленные им проблемы связанные с номер доступа, кодовые замки - и потерял ключи.
Кроме того, как насчет обеспечения защиты для этих жизненно важных документов от пожаров и наводнений? Она не принимает много воды, чтобы погубить запись бумаги.
Который является, где решение управления документами приходит - хранение документов в электронной форме, надежно и безопасно, и предоставляя мгновенный доступ к 24/7 для пользователей, которых вы разрешаете.
Как может помочь решение управления документами
В консультации с организациями HM Revenue и таможенным (HMRC) говорит, что НДС records, PAYE детали, заработной платы и подоходного налога записи, хранящиеся в электронном виде должны быть «легко доступны, вам и сотрудника по НДС», когда они посещают.
С документом архивирование решение документы могут быть проверены в систему, позволяя персонал - и уполномоченных посещения чиновники - легко найти указанные документы, как и когда необходимо.
Однако архивирование это только начало (хотя и что она приходит в конце жизни для документа). Это полезно, но перемещение документ захват в начале процесса и Добавление рабочего процесса обработки приносит еще больше преимуществ, экономя время и расходы.
Например, с решением управления счета-фактуры, счета-фактуры хранятся электронным (бумага счета сканироваться как они входят Департамент AP), что обеспечит мгновенный доступ во время бизнес-процесса для разрешения запросов немедленно, и т.д. и извлечения через IMS или интеграции линии бизнес-систем.
Одной из причин Мидлендс полицейские силы решение для автоматизации обработки отчетов их аварии был объем физического пространства, необходимых для хранения документации - несчастного случая записи (некоторые содержащие до 30 различных документов) обязаны сохранить законом на 10 лет.
Осуществив их автоматической аварии отчётов полицейские силы действительно удалось потерять рядами шкафов. Но, Кроме того, инвестиции в решение, которое захватывает документы в начале процесса, Рабочий процесс программного обеспечения могут быть включены для обеспечения соответствия с наилучшей практикой, ликвидировать некоторые из ручной работы и позволяет команде отслеживать и встретиться критических индикаторов - все, что приводит к гораздо лучшему обслуживанию.